これは使える!ビジネスで便利な英語メールテンプレート5選☆留学経験ナシでも英語で仕事はできる!#8

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2017/12/13

英語を第二言語として学ぶ方にとって"効果的な英語勉強法"や"ビジネスで絶対使えるフレーズ"などを保呂田先生が紹介する【留学経験ナシでも英語で仕事はできる!】シリーズ。第8回目は、便利な英文メールテンプレートをご紹介。「リスケしたい」「書類提出が遅れそう」「会議を回避したい」そんなビジネスシーンにピッタリな例文です。是非ご活用ください。

これは使える!ビジネスで便利な英語メールテンプレート5選☆留学経験ナシでも英語で仕事はできる!#8

ビジネスシーンでメールをうまく活用すべき理由

英語といえば「英会話」ばかりが注目されがちなのですが、ビジネスシーンでは日常のやりとりの7〜8割以上が"メール"とも言われています。会話だと"言った、言わない"や"誤解、勘違い"などが生じやすい一方、メールであれば"どっちが何を言った"のエビデンスをはっきりと残すことができるからです。時差をカバーする意味もあります。

また、よっぽど英会話力に自信がある方以外は、メールでやり取りすることで相手の言っている内容を一度消化する時間をもてますよね。外国人を相手にしながら、自分の思い通りに物事を進めるためには、実は、"メールの活用"が欠かせないんです!

そこで今日は、ビジネスシーンで便利な"英文メールテンプレート"をご紹介していきます!

ビジネスシーンで便利な英文テンプレート5選

( 1 ) "テレカン(電話会議)回避"のためのメールテンプレート

外国人と仕事をしていると、どうしても英語での"テレカン"(電話会議)を求められてしまうことがあるのですが、そんな時、日本人は「やばいなぁ」と思いながらも、絶対に引き受けないとダメだと背負いがちです。しかし、「会話で対等に話ができると思えない」ときは、無理にテレカンを引き受ける必要はありません。正直にその旨を伝え、テレカンを避ける方向に持っていけばいいんです!

「チャレンジしてみよう!」という気概はもちろん大事ですが、ビジネスシーンでは英会話レッスンのように失敗は許されません。会議であるからには、お互いの認識の溝を埋めたり、結論を出したり、交渉を成立させたりといった一定の"成果"が求められるからです。

そんな中、相手の言っていることが理解できず"なんとなく"同意してしまったりすれば、いつの間にか責任を押しつけられてしまっていた......!という事態にもなりかねません。潔く"メール戦"にもっていくのが無難です。

そこで、「テレカンはなんとか避けたい!」というときのメールテンプレートをご紹介。これで大抵の場合は了承してもらえますよ。

"I understand that you would like to discuss this issue over the phone. However, I'm able to explain myself better in a written communication than by speaking. So if it's possible, I would like to continue to discuss it via email not to miss any important information."
(この件について電話でお話ししたいとのご意向は理解しておりますが、口頭よりも書面のほうが個人的にうまく説明することができます。ですので、重要な情報を聞き逃がさないためにも、できれば引き続きメールでやり取りさせていただければと思います)

( 2 )"無理なリスケを受け入れてもらえる"メールテンプレート

これから打ち合わせがあるのだけれど、「提出期限の迫った資料の作成を先にやってしまいたい」、「うっかりダブルブッキングをしてしまっていた」などなど、なんとか打ち合わせの時間をずらしてもらいたい。でも、さすがに自己都合すぎるし......ということ、ありませんか?

そんな時、あなたがクライアントであったり、役職の高い立場であれば、リスケはさほど難しくないかもしれませんが、そうではない場合はなかなか言いにくいですよね。

そこで、「無理なリスケをどうにか受け入れてもらいたい」ときのメールテンプレートをご紹介。

"Would it be possible to push today's meeting back to 4:00pm?"
(本日のミーティングを午後4時からに後ろ倒ししていただければ大変助かります)

◆"Would it be possible to do(動詞原形)?"

何かをすごく丁寧に頼みたいときに便利で、その丁寧さに誠意を感じ、相手はついOKしてしまいます!

◆何かの時間をずらしたいときのイディオム

覚えておくと便利ですよ!

"push(打ち合わせ等)back to (希望の時間)" 
(何かの時間を"後ろ"にずらしたい)
"push(打ち合わせ等)up to (希望の時間)" 
(何かの時間を"前に"ずらしたい)

( 3 )"休暇中邪魔されない"ためのメールテンプレート

せっかく有給休暇をとって旅行に出たものの、クライアントからメールが届き続け、なんか気になって休めない......そんな経験はありませんか?勤勉で真面目な日本人ならではの悩みかもしれませんが、せっかく休暇をとったなら仕事のことは忘れて、心からリフレッシュしたいですよね!

そこで、「せっかくの休暇を邪魔されたくない」いうときのメールテンプレートをご紹介。休暇前日にこんなメールを一斉送信して、休暇に突入しましょう。

"I'll be out of the office for the first week of September with very limited access to e-mail. I apologize for any inconvenience this may cause you."
(9月1週目はオフィスを不在にし、その間はeメールへのアクセスが非常に限られてしまいます。ご迷惑をおかけしますがどうぞ宜しくお願いいたします)

◆外的要因でアクセスが限られることにする

休暇中、国内にいようと海外にいようと、"外的要因でアクセスが限られる"ことにしてしまうのがポイント。相手がメールを受信できないということであれば、大抵の人はメールするのを諦めます。

◆数日前からお知らせすると丁寧

いきなり「明日から音信不通になります」というメールを投げて休暇に入るのは少し無責任だなと思う方は、休暇の数日前に以下のメールで「何か発生し得る問題があれば申し出てもらう」ことで、周囲に自分の責任感を示せます。

"I'll be out of the office for the first week of September with very limited access to e-mail. I apologize for any inconvenience this may cause you. Please let me know if that presents a problem."
(9月最初の週はオフィスを不在にし、その間はeメールへのアクセスが非常に限られてしまいます。ご迷惑をおかけしますがどうぞ宜しくお願いいたします。もし何か問題があるようならお知らせください)

( 4 )"提出の遅れを許してもらえる"メールテンプレート

ドキュメントの提出期限などをうっかり忘れていた!なんてこと、ありますよね。そんなとき、日本人の感覚だと「本当に申し訳ございません」と丁重に謝ることで相手の許しを乞う、という発想が先立ちますが、相手が外国人の場合は逆効果!むやみに謝ったり、自分が遅れの原因を作ったことをアピールする書き方は、相手につけこむ隙を与えてしまうだけなので要注意です!

そこで、相手につけこむ隙を与えず、それでいて遅れをつい許してしまうメールテンプレートをご紹介。

"We're unable to send the documents on time, though we have tried our best to do so. The reason for the delay is that some of the data has not been calculated yet. We will try to send the documents on 12 December. We realize this delay will cause some inconveniences, so we appreciate your understanding and kind support."
(できるだけことのことはしたのですが、予定どおりにドキュメントをお送りすることができません。遅れの理由は、いくつかのデータがまだ計算されていないためです。ドキュメントは12月12日にお送りするよう尽力します。この遅れでご迷惑をおかけすることは理解しておりますが、御社のご理解と寛大なご協力に感謝いたします)

◆手を尽くしたニュアンスを出す

"I'm sorry, I can't" で自分の否をアピールするのではなく、"unable to"を使うのがポイント。どんなにそれまで何もやっていなかったとしても、「ちゃんと手を尽くした」というニュアンスを示すことができます。

◆主語に配慮する

主語は"I" (=私が)ではなく"we" (=組織が)にすることで、ここでも自分の否であるというイメージをニュートラルにします。

◆受動態を使おう!

提出できない理由を述べるときのポイントは『受動態』を使うこと!「自分が計算できていないんです」ではなくて「データが計算されていないんです」というだけで、印象が全然違います。ビジネスでは常にバカ正直である必要はないということかもしれませんね。

◆"cooperation"と"support"の違いって?

締めの部分で、"cooperation"(ご協力)ではなくて"support"(ご支援)という言葉を使っているのもポイント。"cooperation"には「自分より下の立場や同レベルの人」にカジュアルに協力を頼んでいるニュアンスがある一方、"support"は下から目線で「どうか寛大なお気持ちで手を差しのべてください」という切実なニュアンスを含みます。ですので、よっぽど冷たい人間でない限り、受け入れざるを得ない気持ちになるんですね。

( 5 ) "担当を外れたことを周知する"ためのメールテンプレート

部署異動などで担当をはずれた時、ちゃんと周りに認知していないと異動後も引き続き問い合わせが来てしまって面倒なことがあります。

そこで、「もう自分は担当を外れたんだから、新しい担当にちゃんと問い合わせてよ!」とアピールするためのメールテンプレートをご紹介。

"I have been transferred to the Public Relations department, effective Dec 12. Please refer any questions related to your expense report to Mr.○○ going forward."
(この度、12月12日付けにて広報部に異動いたしました。以後、経費精算についての質問はMr.○○の方にお願いします)

◆"refer a question to(人)"

「(人)に質問をする」というときのフォーマルな言い方です。



いかがでしたか?
ビジネスシーンで外国人と対等にやり取りし、物事を思い通りに進めるためには、うまくメールを活用すべきだ、ということを知っていただけたかと思います。便利なメールテンプレートを保存しておいて、いろいろな場面で使い回すと便利ですよ!

Have fun!

関連コンテンツ:英語メールの基本的な書き方 ~書き出し、結び方~

☆留学経験ナシでも英語で仕事はできる!シリーズ
#1 ネイティブ風に聞こえる便利な"こなれニュアンス"とは!?
#2 ネイティブの会話が聞こえない本当の理由とは!?
#3 話せない苦しみを越えた人だけが知るアウトプット方法とは?
#4 【発表!】ビジネスで使いまわせる便利な動詞トップ5
#5 【クイズ】ビジネスで間違いがちな英語(社内編)
#6 【クイズ】ビジネスで間違いがちな英語(取引先編)
#7 英語会議をカッコよくリードするキラーフレーズ9選
#8 ビジネスで便利な英語メールテンプレート5選
#9 8ステップとフレーズで攻略!英語プレゼンの型
#10 「英語公用語化企業」社員に聞いた!現場社員の処世術☆
#11 そのまま使える!英文履歴書テンプレート【営業職編】

ライタープロフィール

DeLQ it. LLC [デルクイ] CEO 兼 CFO
保呂田 友里

慶應義塾大学・大学院卒。国際会計事務所にて外資系事業会社のアカウンティング業務に従事。現在は、DeLQ it.[デルクイ]経営者として “書く”オンライン英会話「Oh! Native English」を運営。「WEB女性自身」「レアジョブEnglish Lab」「アビタス」「キンジロー」などコラム実績多数。その他、講演会登壇、企業研修、英語レッスンなども行うアラサー女子。Oh! Native English

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