英語メールの基本的な書き方 ~書き出し、結び方~

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2016/11/25

日系・外資系企業を問わず、海外の取引先や現地法人、工場などと英語でやり取りをする機会は、増えつつあります。今回は英語でのメール対応について、挨拶・お礼等の基本的な文面を具体的に解説していきます。

メール文の基本的な構成

まず、英語メールの基本の解説をします。例文で英語メールの具体的な流れを見てみましょう。

英語メールの基本
【宛先】
Dear Mr. Davis

【本文】
I hope this email find you well.
My name is Hanako Sasaki from ABC Company.
I am writing this email to you today, because Mr.Wilson of your company introduced you to me.
I have heard from Mr. Wilson that you are looking for a forwarding company which can handle both domestic and international shipping.
We do provide forwarding service for both domestic and international including custom clearance support, so I think we can do business together.
I would like to see you in person and tell you more about our service, so please let me know when you have time for a meeting this week.

【結び】
I hope I can hear from you soon.
Best regards,

【署名】
Hanako Sasaki
ABC Company
(日本語訳)
【宛先】
デイヴィス様

【本文】
お元気でお過ごしのことと思います。
私はABC社の佐々木花子と申します。
本日は御社のウィルソン様よりご紹介いただきメール致しております。
ウィルソン様より、デイヴィス様が国内物流と海外物流の両方のサービスを提供する会社を探していらっしゃるとお伺い致しました。
弊社は国内物流と海外物流に加え、通関サポートも提供致しておりますので、御社とお取引させていただければと存じます。
つきましては弊社のサービス内容について、直接お会いして詳しくご説明させていただきたいと存じますので、今週中に一度面会のお時間をいただければ幸いです。

【結び】
お返事お待ち申し上げております。

【署名】
佐々木花子
ABC社

これは自己紹介の英語メールの例文です。まずは書き出しですが、日本語のメール同様、いきなり本題に入るのは避けて挨拶や季節、天候に関する文章から始めると良いでしょう。
次に、自己紹介をします。ビジネスメールの場合は会社名、所属部署などの情報も記載しましょう。
そして、本題に入ります。依頼内容や提案など、わかりやすく簡潔に記載するようにしましょう。
そして、結びにもう一度挨拶の文言や感謝のフレーズを入れると良いでしょう。

英語メールの具体例

次は具体的な場面で必要なメールについて、件名、書き出し~結びまでの一通りの流れを解説します。また、それぞれの場面で意識するポイントもご紹介します。
件名は、そのメールの目的を完結に表すようにしましょう。書き出しは挨拶や自己紹介から始めます。そして結びは、返信が欲しい場合は返信をいつまでにお待ちしております、など具体的に記載するとよいでしょう。

自己紹介のメール

【ポイント】ビジネスメールの場合、名前、役職、会社名、メール送信の意図を明記します。また、初めて連絡する方へのメールの場合、自社に関する説明があると親切です。

自己紹介のメール例
件名:
Introduction - Hanako Sasaki of ABC Company

書き出し:
I am wring to you for the first time.
This is Hanako Sasaki of ABC Company, I am in charge of sales department.
I am writing you to inform that I will be in charge of your company from April 1st.
Please let me know anytime if there is anything I can help.

結び:
Best regards,

Hanako Sasaki
ABC Corporation
(日本語訳)
件名:
自己紹介 - ABC社の佐々木花子です

書き出し:
初めてメールを差し上げます。
ABC社営業担当の佐々木花子と申します。
4月1日より御社の担当となりましたので、そのお知らせとしてご連絡致しております。
何かお問い合わせ等ございましたら、いつでもご連絡くださいませ。

結び:
宜しくお願いいたします。

佐々木花子
ABC社

挨拶のメール

【ポイント】ビジネスメールの場合、フォーマルな挨拶からはじめ、用件を絞って簡潔に述べると良いでしょう。プライベートメールの場合は、自分の身の回りの近況から書き出すと、相手に親近感を持ってもらえます。季節や天気の話題から書き出すのも好印象です。

挨拶のメール例
件名:
Greetings from Hanako Sasaki of ABC Company

書き出し:
I hope this email find you well.
My name is Hanako Sasaki of ABC Company.
I am writing you today to inform that I am leaving ABC Company.
I appreciate your warm support over the past few years.

結び:
I wish you all the best of luck.
Best regards,

Hanako Sasaki
ABC Corporation
(日本語訳)
件名:
ABC社 佐々木花子よりご挨拶

書き出し:
お変わりなくお過ごしのことと存じます。
ABC社の佐々木花子と申します。
本日は、退職のご挨拶のためにメール致しております。
数年に渡り、暖かいサポートを賜りましたことを感謝申し上げます。

結び:
皆様のご活躍をお祈り致します。
宜しくお願いいたします。

佐々木花子
ABC社

お礼メール

【ポイント】件名に感謝を表すキーワードを入れると良いでしょう。また、複数の方へ同じ内容を送付する場合は、全く同じ文章ではなく少しずつ表現を変えるようにすると好印象です。

お礼メール例
件名:
Thank you for your time.

書き出し:
Dear Mr. Brown
Thank you very much for sharing your time with us for the meeting today.
It was really a great opportunity to discuss with you regarding the ongoing project.

結び:
I will keep you updated and hopefully we can have another meeting sometime next week.
Best regards,

Hanako Sasaki
ABC Corporation
(日本語訳)
件名:
お時間をいただきましてありがとうございました。

書き出し:
ブラウン様
本日はミーティングのために時間をさいていただきありがとうございました。
進行中のプロジェクトに関する打ち合わせができ、大変貴重なミーティングでした。
また新たな情報がありましたらお知らせいたします。

結び:
来週中にまたミーティングの時間をいただければ幸いです。
宜しくお願いいたします。

佐々木花子
ABC社

新規取引先へのメール

【ポイント】件名が1単語のみなど極端に短いと、スパムメールと認識されてしまうことがあるので、簡潔なキーワードとともに、会社名など具体的なキーワードも入れて書き出すように心がけましょう

新規取引先へのメール例
件名:
Greetings from ABC Company

書き出し:
Dear Mr. Brown
Thank you for having a new business contract with our company.
We all are very excited to start a new project together.
Currently, we are scheduling a kick-off meeting for the new project.

結び:
I will let you know once I have the detailed information for the kick-off meeting.
Best regards,

Hanako Sasaki
ABC Corporation
(日本語訳)
件名:
ABC社よりごあいさつ

書き出し:
ブラウン様
弊社と新規ご契約をいただきありがとうございました。
御社と一緒に新たなプロジェクトを進めていくことを弊社一同楽しみにしております。
ただいま、新規プロジェクトの決起会を計画中です。

結び:
詳細は決まり次第お知らせいたします。
宜しくお願いいたします。

佐々木花子
ABC社

謝罪のメール

【ポイント】sorryのみで終わらせてしまったら間違いなく相手を怒らせてしまいます。相手への敬意を伝えられるようなメール内容になるよう、心がけましょう。問題が発生している場合には、いつまでに解決できるかなど、詳細な予定もわかる範囲で文章に入れると良いでしょう。

謝罪のメール例
件名:
Apology for the delay on your parcel.

書き出し:
Dear Mr. David
Due to weather difficulties, there has been a delay in the delivery of your order.
We are now doing everything we can do to solve this problem as soon as possible.

結び:
We apologize for the inconvenience and we would appreciate your understanding.
Best regards,

Hanako Sasaki
ABC Corporation

(日本語訳)
件名:
お荷物お届け遅延のお詫び

書き出し:
デイビッド様
天候不良の影響で、お客様のご注文の品のお届けに遅延が発生しております。
ただいま、一日も早くお届けできるよう全力で対処致しております。

結び:
ご不便をおかけいたし、深くお詫びするとともに、ご理解をいただければ幸いです。
宜しくお願いいたします。

佐々木花子
ABC社

その他意識するポイント4つ

ここでは英語のメールでやり取りをする際、どのような内容でも共通して意識するべきポイントを解説します。一つの単語の使い方次第で相手のとらえ方が変わってきます。会話で使われる表現も、メールではカジュアル過ぎてしまうことがありますので気をつけましょう。また、ビジネスメールでは I'm などの省略表現は使わず、I amなどと書くように気をつけるとよいでしょう。

結論から必ず記載する

Our customer said he wants to receive the parcel as soon as possible. So I would like to know if it's possible to ship out the parcel earlier than the current schedule.(私共のお客様が荷物を至急受領したいとおっしゃっています。現在の予定日より出荷を早めることは可能かをご教示ください。)
この例文では、遠回しな文と曖昧な表現から受け取る方に不親切な文になっています。

  • Could you expedite the shipment? Because our customer wants to receive it asap.
    (出荷を早めていただくことはできますか?お客様が至急受け取りたいとご希望です。)

のように結論から簡潔に書くように心がけましょう。

お願いする際の文章を丁寧文で書く

「Please deliver it by ○○.」(○○までに配送してください)という「いつまでに納品してください」の文章に"please"をいれているのに返信が来ませんでした。何故?と思われた方もいるでしょう。
実は、この言い回しだと半ば強制の意味合いが含まれるように受け取れるのです。
相手に敬意を払う言い回しならば、

  • Please try to deliver it by ○○ if it's possible.
    (可能であれば○○までに配達していただけますか)

という文章が無難です。可能であれば受け入れていただけますか、と強制的でない表現がよいでしょう。

命令文にするのなら優しい表現を使う

単語の意味のままに使用してしまうと場合によっては相手を怒らせてしまうことがあります。特にお互いの力関係を表してしまう単語や、上下関係を連想させる表現はNGです。仮に命令文でお願いするときは自分がへりくだった文章を作成するように心がけましょう。命令形を避けて

  • We would really appreciate if you can deliver it by ○○.
    (○○までに配達いただけますと大変ありがたいです)

という文のように、これをしていただけると大変助かります、という表現で依頼することもおすすめです。

ビジネスメールでよく使われる単語

ビジネスのメールにおいて好まれる単語や表現をご紹介します。

- 謝る
We are sorry→We apologize for
(例:We apologize for the inconvenience. ご不便をおかけし申し訳ありません。)
- 感謝する
Thank you→We appreciate
- ~について
about→regarding
- 購入する
buy→purchase
- 知らせる
tell→inform
- (返信などを)お待ちしています
wait for→look forward to

英文のメールには、日本語のビジネスメールと同様に挨拶から始める、など基本的なルールがありますのでそれに従って書けば、難しいことはありません。
 
読み手に言いたいことを伝えられるメールを書くために、一文一文をなるべく簡潔にし、遠回しな表現を避けるように気を配ることが大切です。
また、ビジネスのメールでは感情を主張するような表現は避けると、どの国の方にも伝わりやすい文章になります。最初は時間がかかると思いますが慣用表現を身につければスラスラとかけるようになります。ぜひ上記を参考に英文メールに挑戦してみてくださいね。
 
キャリアHUB編集部

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