英語で電話に出る、答える、つなぐ、ができるようになる!簡単な教科書

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2016/07/06

企業のグローバル化が加速する中、外資系企業かどうかに関わらず、お客様とのやりとりに英語が使われることも増えてきました。英会話が得意ではない方でも、突然の英語での電話に動揺せず、的確に応対できるよう、「担当者への取り次ぎ」「不在時の対応」など、ビジネスで使えるケース別のフレーズをまとめました。

英語でかかってきた電話に対応する

普段の業務であまり英語を使わない方にとって、突然、英語で電話がかかってきたら、焦ってしまいますよね。ここでは、英語の電話がかかってくるシーンと、その対応方法をご紹介します。

突然の英語の電話に社名・部署を名乗る

自分: はい。ランスタッド株式会社です。
お客様: Hello, This is ○○ calling from ●●. May I talk to Mr. Tanaka, please?
(こちら●●会社の○○と申します。田中さんにお繋ぎいただけますか?)
自分: Ah, hi, this is Randstad company, Marketing department.
(こちらはランスタッド株式会社、マーケティング部です)

部署名の英訳

部署名	英訳
営業部	Sales Department
マーケティング部	Marketing Department
技術部	Engineering Department
開発部	Development Department
人事部	Human Resources Department
経理部	Accounting Department
総務部	General Affairs Department
広報部	Public Relations (PR) Department
宣伝部	Advertising Department
法務部	Legal Department
秘書室	Secretary Section

英語がわかるメンバーに交代する

お客様: May I speak to the person of Marketing Department, please?
(マーケティング部の方へお繋ぎいただけますか。)
自分: Please hold on for a second. I'll put you through to the person who can help you in English.
(少々お待ちください。英語を話せる者に代わります。)

用件や誰に宛てた電話かを確認する

電話でのやりとりでは、最初に相手の要件をしっかりと確認することが大切です。要件の確認に便利なフレーズをみていきましょう。

こちらから用件を訪ねる

自分: How may I help you?
(ご用件をお伺いいたします)
お客様: I would like to speak to Mr. Tanaka.
(田中さんをお願いいたします。)
お客様: I'm calling about our meeting appointment scheduled this afternoon.
(本日の午後お会いするお約束の件で話したいのですが。)

相手からの用件を聞く

お客様: Is Mr. Tanaka available now?
(田中さんはいらっしゃいますか?)
お客様: I would like to confirm a few things about my visit scheduled next week.
(来週ご訪問させていただく件でご確認したいことがあります。)

用件や宛先を確認して、電話をつなぐ

次に、社内の担当者へ繋いで欲しい、という要件の際に使えるフレーズをご紹介します。

担当者に電話をつなぐ

自分: I'll transfer you to Mr. Tanaka, so one moment, please.
(田中につなぎます。しばらくお待ちください)
お客様: Yes, Please. Thank you.
(はい、お願い致します。)

担当者の変更を伝え、電話をつなぐル

自分: I'm afraid Mr. Sato is no longer in charge, so I'll put you through to Mr. Tanaka who is now in charge of you. Please wait for a moment.
(担当だった佐藤が異動/退職しました。現担当の田中につなぎます。しばらくお待ちください)
お客様: Thank you for your help.
(ご対応ありがとうございます。)

担当者が離席中であることを伝え、電話番号を伺う

自分: Mr. Tanaka is not available at the moment. So May I please have your phone number so that I can have him call you back?
(田中はただいま席をはずしております。折り返しご連絡いたしますので、電話番号を教えてください)
お客様: My phone number is XXXXXX. Thank you for your help on this.
(電話番号はXXXXXXです。よろしくお願いします)
自分: Anytime. Thank you for your call.
(お電話ありがとうございました。)

担当者が外出中であることを伝え、携帯電話の番号やメールアドレスを伝える

自分: Mr. Tanaka is now out for business trip and will be back next week. Would you like me to give you his cell number/email address if it's urgent?
(田中は出張中で来週戻ります。お急ぎでしたら携帯電話/メールアドレスをご案内します)
お客様: It's urgent. So yes, please.
(緊急の用なので、ぜひ教えてください)
自分: His cell number/email address is...
(携帯番号/メールアドレスは...)
お客様: Thank you for the information. I will contact him directly.
(情報をありがとうございます。彼に直接連絡いたします。)

担当者が不在であることを伝え、伝言を承る

自分: Mr. Tanaka is now out for business trip and will be back next week. Would you like to leave a message?
(田中は出張中で来週戻ります。ご伝言があれば承ります)
お客様: Okay, then could you tell him that I called?
(そうですか。では私から電話があったことをお伝えいただけますか。)
自分: I'll make sure he gets that you called.
(かしこまりました、お電話があったことを必ず伝えます。)

英語で電話がかかって来たら、まずはしっかりと挨拶をしてから名乗ることが大切です。そして、「ご用件は何でしょうか?」とこちらからお伺いできると好印象です。もし英語で電話がかかってきても、慌てず対応できるよう、これらのフレーズを口に出して練習し、活用してみてください。これだけのパターンを覚えておけば、安心ですね。

英語で電話をかける

ビジネスシーンでこちらから英語で電話をかける際に、しっかり受け答えが出来ると大変好印象です。続いては電話のかけ方をご紹介いたします。

名乗り、用件を伝え、担当者につないでもらう

まずはしっかりと名乗り、誰に繋いで欲しいかなど、要件を伝えるフレーズをいくつか紹介します。

担当者を指名してつないでもらう

自分: Hello, This is ○○○○ of ●● Corporation. Today I'm calling you for the first time. May I talk to the person of PR department, please?
(はじめまして。●●商事の○○○○と申します。広報ご担当者の方へお繋ぎいただけますか。)
お客様: I'll put you through to the person in charge. So please hold on for a second.
(担当者へお繋ぎいたしますので、少しお待ち下さい。)

初めての相手に用件を伝え、担当者につないでもらう

自分: Hello, This is ○○○○ of ●● Corporation. This is my first time to call you and I would like to introduce our new product to your sales department today. May I talk to the person in charge, please?
(はじめまして。●●商事の○○と申します。本日は弊社の新商品をご紹介したいのですが、営業部のご担当の方へお繋ぎいただけますか。)
お客様: I'll have a person in charge call you back, so could you tell me your name again and your contact information for me, please?
(担当者より折り返しご連絡させていただきますので、もう一度お客様のお名前とご連絡先を教えていただけますか。)

留守番電話に伝言を残す

応答メッセージ: Hello, this is ●● Company. Please leave your message.
(お電話ありがとうございます、●●会社ですメッセージをどうぞ)
自分: Hello, this is ○○ of ●● Corporation calling for Mr. Tanaka regarding our meeting scheduled next week. Could you call me back at XXXXXX? Thank you.
(●●商事の○○です。田中さん宛に来週のミーティングの件でご連絡いたしました。XXXXXXまで折り返しお電話をお願い致します。)

いかがでしたか。英語で電話をかけるのは、最初はとても緊張しますが、きちんと相手に要件を伝えようという意欲を持ってかければ、相手にも伝わります。失敗を恐れずに挑戦してみてくださいね。

覚えておくと便利なフレーズ

最後にビジネスシーンで使える便利なフレーズをいくつかご紹介します。英語を使う機会の多い方も、ぜひ使ってみてください。

相手に内容を聞き直す例文

Would you say that again, please?
(もう一度言っていただけますか?)
Would you spell your name, please?
(お名前のスペルを教えていただけますか?)
May I ask who's calling, please?
(どちらさまでしょうか?)
May I ask what company you are calling from?
(御社名を教えていただけますか?)

アポイントを取る例文

I would like to see you sometime soon, when is your convenient time?
(近々お会いしたいのですが、いつでしたらご都合がよろしいでしょうか?)
I would like to introduce our new system to you in person, would you have some time available next week?
(弊社の新しいシステムをお会いしてご紹介したいのですが、来週お時間をいただけますか?)

その他の便利なフレーズ

Sorry, I can't hear you well. Could you speak up, please?
(お声が遠いのでもう少し大きな声でお話いただけますか?)
I'm afraid you have a wrong number.
(恐れ入りますが、番号をお間違いではないでしょうか。)
I'm returning your call.
(先ほどお電話頂いた件で折り返しのご連絡です。)

電話での会話も、対面での会話と同様、丁寧であることが重要です。特に相手の顔が見えない電話でのコミュニケーションの際には、十分すぎる位丁寧な言い回しを心がけるとよいでしょう。表情が見えない分、緊張してしまうかもしれませんが、回数を積めばしっかりと伝わるようになります。苦手意識を持たずに、覚えたフレーズを使ってみてください。

キャリアHUB編集部