プロのエクセル活用術「住所録の作り方」

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2016/12/09

Microsoft Excel(以下、エクセル)で住所録データを作成しておくと、年賀状などの宛名印刷などをする際に便利です。今回はエクセルで住所録を作成し、ワードで印刷することを想定して一連の手順をご紹介します。

※コラム内で使用している住所録は実在しないダミーデータです。

住所録の基本的な作成方法

まず、住所録として必要な項目を決め、データを記入していきます。 今回は「名前」、「名前フリガナ」、「郵便番号」、「住所(都道府県・区・市、郡まで)」、「住所2(町以降)」、「電話番号」「メールアドレス」という7項目から構成されたデータを作成します。

最上部にタイトルは不要

エクセルの表を作る時、デザインにこだわって「住所録」といったようにタイトルをつける方もいらっしゃるかと思います。
資料であればタイトルをつけることで見栄えが良くなりますが、住所録ではシート最上部の先頭行にタイトルを入力する必要はありません。後で「よみがな順」「都道府県順」などでデータの並べ替えをする場合に、表が崩れる原因になります。

余計な記号は使わない

住所録は印刷する際に使うデータベースになります。入力する際に、"〒"や"℡"などの記号や環境依存文字を使用すると、データの並べ替えなどの際にうまく並べ替えができなくなりますので使わないようにしましょう。

住所や名前などの項目の分け方

今回は年賀状の印刷を想定していますので、必要な項目を記載しています。 郵便の宛先には住所、郵便番号、氏名が必要なので、最低限必要な項目を選んでエクセルに入力する必要があります。

また、注意しておきたいのが住所です。印刷の際には1つの項目が1行として印刷されます。住所によっては、都道府県から番地まで1行では収まらない場合が考えられます。手書きで宛名を書くときにも、長い住所は2行に分けて書かれるかと思います。
後々印刷することを考えると、「住所」「住所2」のように、あらかじめ分けておいたほうが良いでしょう。

項目と書式設定

郵便番号やメールアドレスなど、半角英数字で記入する項目は、入力が楽なようにあらかじめ半角英数字で入力できるよう、書式を設定しておきましょう。例えば、名前を日本語で記入した後は入力が日本語モードになっています。その次に郵便番号を入力する際に、入力を英語モードに切り変えたり、あるいは全角で入力してから半角へ変換したりするのでは手間が掛かります。

まずは、半角入力を行いたい項目の列(今回の例は郵便番号=E列)を選択した上で、[データ]タブをクリックし、[データの入力規則]を選択します。

「データの入力規則」というダイアログボックスが表示されますので、[日本語入力]のタブをクリックして、プルダウンで[オフ(英語モード)]を選択し、OKボタンをクリックします。

この設定を行うことで、郵便番号の列を入力する際には自動で入力モードが英語モードに切り替わります。その都度入力モードを切り替える、あるいは全角から半角に変換するといった手間を省くことができ、効率的に入力できるようになります。

英字・数字の入力は半角で。『ASC関数』で整えよう

入力する書式を統一すると、あとで検索したり、並べ替え(ソート)をしたりする時に便利です。その際、全角と半角が混在している場合はうまく並べ替えができません。特に郵便番号や電話番号などは、全角と半角の数字が混在している状態は避けましょう。

もし全角と半角の数字が混在してしまった場合はASC関数を使ってデータを整理します。 ASC関数は、文字列の中の全角の数字、英字、カタカナを検索して半角に変換します。 関数の使い方は、「=ASC(B3)」のように、半角にしたい文字列が記入してあるセルを指定するだけです。

フリガナに一括変換できる便利な『PHONETIC関数』

エクセルには、入力した漢字の「ヨミガナ」を表示させる「PHONETIC(フォネティック)関数」という関数もあります。 リストには「名前フリガナ」の項目列にPHONETIC関数を入力しています。
例えば「竹中 康信」という漢字は、「たけなか やすのぶ」を入力して変換したものです。PHONETIC関数を設定した「名前フリガナ」列に「タケナカ ヤスノブ」というフリガナが自動で表示されます。
ASC関数と同じように、フリガナを表示させたい文字列が記入してあるセルを指定しましょう。

他のデータから情報をコピーしてきたような場合、名前を入力した時の"フリガナ"情報が残っていないため、いくら関数を設定してもフリガナに変換されません。ご注意ください。

テンプレートを賢く使おう!

これまで住所録の作成方法をご紹介しました。 「作成するのが手間だ」、「うまく作れない」という方は、必要な項目がすでに用意されているテンプレートを使うのもおすすめです。住所録のテンプレートがマイクロソフトの公式ページにて無料でシェアされています。ご自身のニーズにあったテンプレートを探してみましょう。
Office スタイル カタログ -住所録(Microsoftのページへ)


エクセルで住所録を作成する方法は以上です。 次に、ここまでで作成をした住所録を活用して、実際に宛名の印刷をしてみましょう。

はがきの宛名印刷をしてみよう

差し込み印刷とはワードの機能の1つです。エクセルなどで作成したデータベースから呼び出した内容を、文書の指定した場所へ埋め込んで印刷できます。
例えば宛名のように、同じレイアウトで内容が異なる文書を大量に印刷する時に便利です。 この差し込み印刷については、「プロのワード活用術「差し込み印刷」徹底解説」を参考にしてください。

作成した住所録を他のソフトで読み込むには

エクセルで作成したデータベースを「csv(シーエスブイ)形式」に変換すれば、アクセスなどのデータベースソフトやワード、マイクロソフト社以外の宛名作成用のフリーソフトなどでも読み込めます。 csvとは「comma separated values」の略で、日本語では「カンマ区切り」とも呼ばれ、データベースファイルとしてよく使われる形式です。
今回のようにエクセルで住所録を作成した後にcsvファイルへ変換し、ワードやその他の宛名作成用のソフトに情報を入れるといった使い方をします。

csvファイルとエクセルファイルには違いがあります。エクセルファイルは計算式や、フォントの色、大きさといった書式設定、セルの幅などが保存できます。それに対してcsvファイルは書式設定や計算式、セルの幅などは保存されません。せっかくエクセルでフォントの色やセルの幅を変えて見やすくしても、csv形式で保存するとそういった設定は反映されないので注意が必要です。

csvに変換する方法

さて、それでは実際にエクセルファイルをcsv形式に変換してみましょう。 まずは[ファイル]タブをクリックし、[名前を付けて保存]をクリックします。 ここまでは通常のエクセルファイルを保存する手順と同じです。

保存場所を指定するダイアログが表示されますので、ここで[ファイルの種類]を「Excelブック」から「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」に変更して、保存ボタンをクリックしてください。

これでエクセルファイルがcsv形式で保存されました。 保存後はエクセルとcsvファイルの2つができているかと思います。 エクセルとcsvファイルはアイコンのデザインも若干違いますので、アイコンを見ればどちらなのかがわかるようになっています。
ここでcsvファイルがしっかりとでき上がっているか、一度開いて確認しましょう。

実際にcsvファイルを開いてみると、下図のような形で開きます。

前述のように、書式設定やセルの幅といった設定は反映されず、全てリセットされた状態で表示されます。

ちなみに、csvファイルなどのデータを読み込むことを「インポート」といいます。逆にアプリケーションの情報をcsvファイルなどのデータ形式に変換して保存することを「エクスポート」といいます。
「インポート」は「輸入」、「エクスポート」は「輸出」という意味です。 アプリケーションを港、データを荷物と見立てると、データを取り込むことは輸入=インポート、データを外部のファイルに保存することは輸出=エクスポート。 データがどこへ向かって動くか、動きをイメージすれば覚えやすいですね。

「インポート」、「エクスポート」という用語はアプリケーションを使っているとよく見かけますので、頭に入れておいてください。

これまで説明した住所録の作り方は、他のデータベースを作成する際にも役立てることができる大事な基礎知識です。使いやすい住所録の作成方法をマスターすれば、年賀状だけでなく、会社で顧客名簿や商品管理簿などといったデータベースを作る時にも役立ちます。ぜひ参考にしてください。

キャリアHUB編集部

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