プロのワード活用術「差し込み印刷」徹底解説

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2016/10/24

Microsoft Word(以下、ワード)にある、多くの顧客にダイレクトメールを送るときなどにとても便利な機能が「差し込み印刷」です。これは、別ファイルとして管理をしている名簿などのデータから、「住所」「名前」、「部署名」といった項目を指定し、ワードで作成した文章に差し込んで印刷をすることができる機能です。
この差し込み印刷、ワードのみで行う方法もありますが、今回は多くの方がお使いのMicrosoft Excel(以下、エクセル)の名簿データを使った基本的な設定方法を解説していきます。

差し込み印刷の設定方法

宛名ラベルのフォーマットは何種類かありますので、今回は下図のような宛名ラベルを作成する方法をご紹介します。

ワードで差し込み印刷を行う場合は、あらかじめエクセルで住所リストを作成しておくと便利です。

郵便番号、住所、得意先、部署、担当者など、必要情報を記入したリストを作ります。 作成し終わりましたら、わかりやすい場所に保存をして一度エクセルを閉じてください。 


次にワードを起動します。

差し込み文書」のタブをクリックし、「差し込み印刷の開始」を選択してください。
そして「差し込み印刷ウィザード」の項目をクリックしてください。

するとワード右端に設定画面が追加されます。 まず文書の種類を選択する必要がありますので、「ラベル」を選択の上、下部の「次へ」をクリックしてください。

次にラベルの種類を選択しましょう。 市販ラベルをお使いになる場合には、「ラベルの製造元」と「製造番号」から選びます
今回は冒頭の例に出したようにレターサイズの用紙を4分割したラベルを作成するため、「1/4レター」を選択します。 「OK」ボタンをクリックして、次の宛先の選択に移りましょう。

エクセルのデータを開く

ここからは先ほど保存したエクセルデータを使ってラベルを作っていきます。

宛先の選択では、「既存のリストを使用」を選び、「参照」をクリックして、先ほど作成したエクセルの顧客リストを選択します。

次の、テーブルの選択画面では、「先頭行をタイトル行として使用する」のチェックを外して、OKボタンを押します。

すると、「差し込み印刷の宛先」という画面が立ち上がりますので、表示されているデータを確認して、「OK」ボタンを押します。

ラベルの配置で、挿入するデータの選択をする

以上の操作が終わりましたら、次はデータの選択に進みましょう。
こちらでどのデータ(住所、氏名など)を印刷するかを選択することになります。

差し込みフィールドの挿入」をクリックすると下図のようにどの項目を挿入するか選択するための画面が立ち上がります。

ここで、宛名に使用したい項目を選択します。
今回の例では「郵便番号」「住所」「得意先名」「担当部署」「役職」そして「担当者」を1つ1つ選択し、挿入していきます。

差し込む場所を決める

データの選択が終わりましたら、次はどの位置にどのデータを配置するかを決めます。 最初はすべての項目が横一列に並んでいます。 項目ごとにブロックになっているので、通常の文書のように改行していきましょう。

また、<<担当者>>の後ろに「様」を記入することで、敬称をつけることができます

以上の作業が終わりましたら、「すべてのラベルの更新」をクリックしてください。 2枚目以降のラベルには、右のように≪Next Record≫と入りますが、同じレイアウトが反映されます。

印刷する内容の確認をする

ラベルのプレビュー表示」をクリックすると、実際に印刷されるイメージが表示され、データの差し込み状態を確認することができます。

ただし、このままだと宛名に使うにしては文字が小さすぎます。 そこで、「ホーム」タブをクリックし、フォントサイズを調整します。

これで問題がなければ、「差し込み印刷の完了」をクリックして出来上がりです。

印刷をする

最後に作業ウィンドウで[印刷]をクリックすると「プリンターに差し込み」 というボックスが出てきます。 こちらのボックスの「すべて」にチェックを入れることで、今回作成した全データの印刷をすることができます。あとはプリンターで印刷をするのみとなります。

尚、この機能を使えば、ラベルだけでなくハガキや封筒でも同じ要領で宛先を印刷することが出来ます。「差しこみ文書」タブの左側にありますので、併せて活用してみてください。

いかがでしたか? 差し込み印刷を活用することで、かんたんに綺麗な宛名ラベルを作成することができます。 しかも、エクセルの顧客名簿のデータがそのまま使えるので非常に便利です。 実務でも非常に便利なテクニックなので、ぜひ使えるようになっておきましょう。

覚えておくと便利なテクニック

ここからはもっと差し込み印刷を便利に使いたい、あるいは差し込み印刷にありがちなトラブルの事例と解決方法を2つご紹介します。 困ったときはぜひ参考にしてみてください。

日付を和暦に変換して表示させる方法

エクセルからワードへデータを移した際に、日付を和暦で表示したい場合があると思います。

日付を和暦表示するには以下の手順で設定を行います。

変更したい日付をカーソルで選択し、右クリックしてください。 「フィールドコードの表示/非表示」という項目を選択してください。

フィールドコードが表示されますので、こちらの表記を書き換えます。
{ MERGEFIELD"日付"}と表示されていますので、"日付"のうしろに半角スペースを入力し、「/@ "ggge年M月d日"」と記入します。

そして、再度「フィールドコードの表示/非表示」をクリックすると和暦で表示することができます。

桁区切りのカンマを表示させる方法

次に多い問題として、エクセル上では数字の桁区切りカンマを入れていたのに、ワードで反映されていないということがよくあります。差し込み印刷で請求書などを作成するときには、覚えておくと便利です。

こちらもフィールドコードを書き換えることによって解決できます。

フィールドコードは{ MERGEFIELD"金額"}と表示されているので、そのうしろに「 /\##,##0」と記入します。 すると数値がカンマ区切りになります。

 

いかがでしたか? 会社では多数の顧客に文書を送る機会が多いかと思います。
このワードでの差し込み印刷の方法を知っているのと知っていないのとでは、業務効率が大きく変わってきますので、ぜひマスターしておきたいものです。

キャリアHUB編集部

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