プロのワード活用術「差し込み印刷」のやり方を徹底解説

※この記事は、2016年10月24日に執筆し、加筆・修正を加えたものです。

Microsoft Word（以下、ワード）の機能「差し込み印刷」は、別ファイルで管理している名簿などのデータから「住所」「名前」「会社名」などの項目を指定し、ワード文書に差し込んで印刷できる機能です。
差し込み印刷はワードのみで行えますが、今回はMicrosoft Excel（以下、エクセル）の名簿データを使ったやり方を解説していきます。

差し込み印刷の設定方法

宛名ラベルのフォーマットは何種類かありますが、今回は下図のようなハガキや封書の宛名面に使える宛名ラベルを作成する方法をご紹介します。

ワードで差し込み印刷を行う場合は、あらかじめエクセルで住所リストを作成しておくと便利です。

郵便番号、住所、得意先、部署、担当者など、必要情報を記入したリストを作ります。
作成し終わったら、わかりやすい場所に保存をして一度エクセルを閉じてください。

次にワードを起動します。

「差し込み文書」のタブをクリックし、「差し込み印刷の開始」を選択し、「差し込み印刷ウィザード」の項目をクリックします。

すると、ワード右端に設定画面が追加されます。まず文書の種類を選択する必要があるので、「ラベル」を選択の上、下部の「次へ」をクリックします。

次に、ラベルの種類を選択しましょう。市販ラベルを使う場合は、「ラベルの製造元」と「製造番号」から選びます。
今回は冒頭の例に出したようにレターサイズの用紙を4分割したラベルを作成するため、「1/4レター」を選択します。
「OK」ボタンをクリックして、次の宛先の選択に移りましょう。

エクセルのデータを開く

ここからは、先ほど保存したエクセルデータを使ってラベルを作っていきます。

宛先の選択では、「既存のリストを使用」を選び、「参照」をクリックして、先ほど作成したエクセルの顧客リストを選択します。

次の「テーブルの選択」では、「先頭行をタイトル行として使用する」のチェックを外して、「OK」ボタンを押します。

すると、「差し込み印刷の宛先」という画面が立ち上がるので、表示されているデータを確認して、「OK」ボタンを押します。

ラベルの配置で、挿入するデータの選択をする

以上の操作が終わったら、次はデータの選択に進みましょう。ここで、どのデータ（住所、氏名など）を印刷するかを選択します。

「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、下図のようにどの項目を挿入するか選択するための画面が立ち上がります。

ここで、宛名に使用したい項目を選択します。
今回の例では「郵便番号」「住所」「得意先名」「担当部署」「役職」そして「担当者」を１つ１つ選択し、挿入していきます。

差し込む場所を決める

データの選択が終わったら、次はどの位置にどのデータを配置するかを決めます。 最初は、すべての項目が横一列に並んでいます。項目ごとにブロックになっているので、通常の文書のように改行していきましょう。

また、≪担当者≫の後ろに「様」を記入することで、敬称をつけることができます。

以上の作業が終わったら、「すべてのラベルの更新」をクリックします。 2枚目以降のラベルには、右のように≪Next Record≫と入りますが、同じレイアウトが反映されます。

印刷する内容の確認をする

「ラベルのプレビュー表示」をクリックすると、実際に印刷されるイメージが表示され、データの差し込み状態を確認できます。

ただし、このままだと宛名に使うにしては文字が小さすぎます。そこで、「ホーム」タブをクリックし、フォントサイズを調整します。

これで問題がなければ、「差し込み印刷の完了」をクリックして出来上がりです。

作成したデータを印刷する

最後に作業ウィンドウで「印刷」をクリックすると、「プリンターに差し込み」というボックスが出てきます。こちらのボックスの「すべて」にチェックを入れることで、今回作成した全データの印刷ができます。あとはプリンターで印刷をするのみです。

なお、この機能を使えば、ラベルだけでなくハガキや封筒でも同じ要領で宛先を印刷できます。「差し込み文書」タブの左側にあるので、併せて活用してみてください。

いかがでしたか？差し込み印刷を活用することで、かんたんに綺麗な宛名ラベルを作成できます。しかも、エクセルの顧客名簿のデータがそのまま使えるので非常に便利です。実務でも非常に便利なテクニックなので、ぜひ使えるようになっておきましょう。

覚えておくと便利なテクニック

ここからはもっと差し込み印刷を便利に使いたい、あるいは差し込み印刷にありがちなトラブルの事例と解決方法を2つご紹介します。 困ったときはぜひ参考にしてみてください。

日付を和暦に変換して表示させる方法

エクセルからワードへデータを移した際に、日付を和暦で表示したい場合があると思います。

日付を和暦表示するには、以下の手順で設定を行います。

変更したい日付をカーソルで選択し、右クリックして「フィールドコードの表示/非表示」という項目を選択します。

フィールドコードが表示されるので、こちらの表記を書き換えます。
｛ MERGEFIELD"日付"｝の"日付"の後ろに半角スペースを入力し、続いて「/@ "ggge年M月d日"」と入力します。

そして、再度「フィールドコードの表示/非表示」をクリックすると和暦で表示できます。

桁区切りのカンマを表示させる方法

次に多い問題として、エクセル上では数字の桁区切りカンマを入れていたのに、ワードで反映されていないということがよくあります。

こちらもフィールドコードを書き換えることによって解決できます。

フィールドコードは｛ MERGEFIELD"金額"｝と表示されているので、その後ろに「/\##,##0」と記入します。すると数値がカンマ区切りになります。差し込み印刷で請求書などを作成するときには、覚えておくと便利です。

いかがでしたか？会社では、多数の顧客に文書を送る機会が多いかと思います。
このワードでの差し込み印刷の方法を利用すれば業務効率が大きく変わるので、ぜひマスターしておきましょう。

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キャリアHUB編集部