プロのエクセル活用術「プルダウン」作成・活用術【サンプル付】

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2016/06/07

エクセルでプルダウン(正式名称:ドロップダウンリスト)を設定・編集・解除する方法をご紹介します。既にある別シートのリストを使って設定したり、リストの選択結果を次のリストに連動させたりする方法など、プルダウンを使うためのノウハウを詰め込みました。ぜひお読みください。
記事の最後に、ダウンロードしてすぐにご活用いただけるサンプルデータもご用意しています。

(1)プルダウンを設定する方法

エクセルは計算が便利な反面、ちょっとした入力の違いで「同一の値」と認識されないという落とし穴があります。例えば同じ値に見えても、「全角/半角の違い」「スペースの有無」によってエクセルは「異なる値」として認識するのです。あらかじめプルダウンで統一し、そこから選ぶことによって入力間違いを防ぐことができます。

プルダウンの設定

プルダウンを設定したいセルにカーソルを置き、データタブ内にある「データの入力規則」をクリックします。

設定タブの入力値の種類から「リスト」を選択してください。

「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「元の値」にプルダウンで選択したいリストを入力します。リストとリストの間は、必ず半角カンマで区切ってください。 入力が完了したら「OK」をクリックします。

あらかじめ用意したリスト(データ)からプルダウンを設定する

事前にリストにした項目をプルダウンに設定する方法を紹介します。 セルのひとつひとつにリストを入力してください。

プルダウンを設定したいセルにカーソルを置き、「データの入力規則」にて「元の値」にカーソルを置きます。

そのまま入力したセルをドラッグすると、「元の値」に数式が入るので、 「OK」をクリックして完了します。

別シートのリストをプルダウンに設定する

別シートのリスト範囲を選択して、その範囲にわかりやすい名前をつけて定義すると、ドロップダウンリストを設定できます。
まず、リスト一覧の入った別シートを開き、リスト範囲をドラッグで選択し、名前ボックス内に直接名前を入力して定義します。

入力したいシートを開き、プルダウンを設定したいセルにカーソルを置きます。「データの入力規則」にて、「リスト」を選択します。

「元の値」にてF3キーを押し、先ほど名前ボックス内に入力した名前を選択します。「元の値」に値が入ったことを確認し、OKをクリックします。

リストの編集・削除

既存のリストに追加をしたり、削除をしたりするときは「データの入力規則」「元の値」を編集します。 半角カンマ(,)で区切ってリストを追加、もしくは削除してください。 数式の場合は、範囲設定をドラッグし直すことで編集できます。

リストからプルダウンを設定する時の注意点

用意するリストは、一列に入れないといけません。

いかがでしたか。「データの入力規則」にてリストを設定することで、プルダウンを簡単に設定することができます。

  • ・元の値に直接入力する際には半角カンマで区切ること
  • ・入力済みのリストを使用する際には一列に入力すること

を、おさえておきましょう。続いて、覚えておくと便利な応用編をご紹介します。

(2)プルダウン応用編

次は、さらに便利なプルダウンの使い方をご紹介いたします。書式を設定することで自動的に文字色やセルの色が変わるよう指定したり、入力ミスを防いだりする設定ができます。また、入力されたデータを他のセルに連動させて選択肢を限定させることも可能です。使い方次第で、業務効率の改善にもつながります。

色・枠などの書式設定で見やすくする

プルダウンの項目に色をつけることによって、例えば進捗状況などを分かりやすく表示することが出来ます。ここでは「完了,保留,対応中,修正戻し」のプルダウンが設定されたシートを使って、「完了」の項目だけに色を付けてみましょう。 プルダウンリストが設定されているセルをドラッグし、ホームタブ内にある「条件付き書式」をクリックします。 一覧の中から「新しいルール」を選択します。

「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択します。 「特定の文字列」を選択後、入力項目にて「完了」と入力し、「書式」をクリックします。 「塗りつぶし」タブをクリックし、色を選びます。

「完了」と入力されたセルにのみ色が付き、進捗状況が分かりやすくなりました。 同様の手順にて、フォントやセルの枠を変更することもできます。

入力規則で入力ミスを防ぐ

入力規則の設定をすることで、そのセルに入力できる「値」を例えば「日付」だけ、のように指定することができます。 入力規則を設定したいセルをドラッグし、「データの入力規則」をクリックします。 設定タブの入力値の種類から「日付」を選択し、指定したい日付を入力します。

入力規則にエラーメッセージを指定する

入力した値が設定されたもの以外の場合、エラーメッセージを表示させることができます。 例えば、日付を4月~9月に設定した場合、期間を外れる日付を入力するとエラーが表示されます。

また、エラーメッセージをカスタマイズするには、「データの入力規則」にて、エラーメッセージタブをクリックします。 エラーメッセージを入力し、OKをクリックします。

プルダウンで入力されたデータを他のセルに連動させる

住所を入力して、名簿や店舗リストなどを作るときに便利な方法です。始めの列で都道府県を選択すると、次のセルでその都道府県に属する都市だけを表示させることができます。まず、1行目は都道府県、2行目以降はその都道府県に属する都市を入力した元データを用意してください。プルダウンリストとなる1行目の都道府県をドラッグして名前ボックス内に「都道府県」と名前を入力します。

全データを選択し、数式タブから「選択範囲から作成」をクリックしてください。 「選択範囲から名前を設定」にて、地域名の入った「上端列」にチェックを入れ、OKをクリックします。

次に、入力する別シートを開き、「データの入力規則」にて「リスト」を選択します。 「元の値」「=都道府県」(半角イコールと名前ボックスに入れた名前)を入力し、OKをクリックしてください。

最後に、都市名を入力するセルにカーソルを置き、「データの入力規則」にて「リスト」を選択します。 「元の値」「=INDIRECT(都道府県のセル)」を入力します。今回の場合、都道府県のセルは「A2」にあるので、「=INDIRECT(A2)」と入力しましょう。 「元の値はエラーと判断されます。続けますか?」と表示されたら「はい」をクリックすると、該当する都市のみ選択できるようになります。

プルダウンの便利な活用例

例えばショップのエリアをプルダウンから選択すると店舗名一覧が表示され、さらに電話番号を入力することもできます。まずはA列、B列を先の手順(=プルダウンで入力されたデータを他のセルに連動させる)で、「都道府県」と「都市」を連動させたのと同様に、「エリア」と「店舗名」を連動させます。

次にC列について店舗名と電話番号の一覧表を別シートに用意し、左端列を選択して「店舗名」と名前を定義します。

全データを選択し、数式タブから「選択範囲から設定」をクリックします。 「選択範囲から名前を設定」にて店舗名の入った「左端列」にチェックを入れ、OKをクリックします。

入力用シートに戻り、電話番号を入力するセルにカーソルを合わせます。 「データの入力規則」から「リスト」を選択し、元の値に店舗名が入力されたセル(B2)を指定する「=INDIRECT(B2)」と入力し、OKを押します。

エリア、店舗名、電話番号が連動したリストが完成しました。

プルダウンの設定から活用、いかがでしたでしょうか?エクセルは便利な機能がたくさんありますので、是非活用してみてくださいね。

サンプルデータのダウンロードはこちらから
サンプルデータダウンロード
(エクセル「プルダウン」設定活用術.xlsx)

キャリアHUB編集部

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