プロのエクセル活用術「条件付き書式」シーン別活用法【サンプル付】

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2016/10/06

Microsoft Excelでは(以下、エクセル)には、あるセルの値を基準として、指定したセルの背景色や文字色を自動で変更し、表示させることができる「条件付き書式」という機能があります。この機能を使うことで、売り上げ達成の成否や、学生のテスト結果の合否などをビジュアルでわかりやすく確認することができます。ここでは、その設定方法の基本をご紹介いたします。
記事の最後に、ダウンロードしてすぐにご活用いただけるサンプルデータもご用意しています。

条件付き書式とは?

条件付き書式とは使用者がルールを設定し、セルの値がそのルールに則っていればフォントの色や塗りつぶしの色を自動的に変更してくれるという機能です。

セルに入力された数値を基準として、そのセルに条件付き書式を設定する

まずはセルに入力された数値を基準にして、そのセルを条件によって自動的に書式(フォントや塗りつぶしの色)を変更するように設定すると、どのようなことができるかをご紹介します。

上図はある会社の4月から7月の支店別売上データを集計した表です。今回はこの表をサンプルとして解説を進めていきます。

この会社では4月から7月の売り上げ目標を2,000万円以上としています。そこで、目標達成が分かるように、2,000万円以上のセルにはフォントを青色、背景は水色の塗りつぶしが施されるよう、条件付き書式で設定を行いました。
また、売り上げの最低ラインを1,500万円としているため、1,500万円未満のセルには、フォントを赤色、背景はピンク色の塗りつぶしが施されるよう、条件付き書式で設定を行いました。

このように、条件付き書式を使えば、セル内の数値の目標達成をひとめで把握することができます

あるセルに入力された数値を基準として、別のセルに条件付き書式を設定する

あるセルに入力された数値を基準として、別のセルに条件付き書式を設定する。この機能を使って、支店の合計値(F列)で、売上目標を達成している支店名(A列)に書式を設定し、目立たせたのが、下図です。4支店が達成していることが、ひとめで分かります。


条件付き書式を設定することで、データが見やすくなり、とても便利ですね。次に具体的な設定方法をご紹介します。

条件付き書式の設定方法

まず 「ホーム」タブをクリックし、「スタイル」グループにある「条件付き書式」のアイコンをクリックしてください。こちらのメニューから様々な条件付き書式を設定することが出来ます。

セルに入力された数値を基準として、そのセルに条件付き書式を設定する場合

セルに入力された数値を基準として、そのセルの書式を設定する場合について解説します。冒頭で説明した例で、2,000万円以上のセルの書式を変更する方法をご紹介します。
まず合計の数字の入っている全てのセルを選択します。 次に、「条件付き書式」にて、「セルの強調表示ルール」を選択し、「指定の値より大きい」をクリックしましょう。

そして、数値の記入欄に「2000」と入力して、右側の書式のプルダウンで「ユーザー設定の書式」を選択します。

セルの書式設定画面で、好みの書式を設定します。今回は、フォントを青、塗りつぶしを水色に設定しOKを押します。

同様に「指定の値より小さい」という条件で、1,500万円以下のセルの書式も設定してみましょう。
ここでは、書式のプルダウンから「濃い赤の文字、明るい赤の背景フォントを赤」で設定しました。その結果、下図のように色分けされ、達成・未達をひとめで把握できるようになりました。

あるセルに入力された数値を基準として、別のセルの条件付き書式を設定する場合

次にあるセルに入力された数値を基準として、別のセルの条件付きを設定する場合の設定方法をご紹介します。ここでは、支店の合計値を基準に、支店名(A列)を色分けします。
まず、売上目標である2,000万円を達成している支店に条件付き書式を設定して目立たせます。支店名(北海道~九州)のセルを選択し、「条件付き書式」から、「新しい書式ルール」をクリックしてください。

「ルールの種類を選択してください」にて「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、「次の数式を満たす場合の値を書式設定」の欄に「=F4>=2000」と入力します。 次に「書式」をクリックして、フォントや背景の色を設定し、「OK」ボタンを押します。

下図のように関東、首都圏、関西、九州の支店名のセルの書式が変更されました。

使える!条件付き書式2選

条件付き書式の設定方法がわかったところで、応用編。条件付き書式を使った便利なテクニックを2つご紹介します。 是非活用してください。

1平均より上(下)のセルを条件付き書式設定

たとえば6人でテストを行ったとします。氏名の右隣は得点です。 平均点より上の人をピックアップしたい場合は、「条件付き書式」→「上位/下位ルール」「平均より上」と選択していくと出てくる「平均より上のセルを書式設定」を使うことで書式を変更することができます。同様に、「平均より下」を選択していくとでてくる「平均より下のセルの書式設定」を使えば、平均点を下回る人をピックアップすることができます。

2 次の範囲にあるセルの書式設定

「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「指定の範囲内」と選択していくとでてくる「次の範囲にあるセルを書式設定」を使うことによって、特定の範囲のみの数値が記されたセルの書式を変更することができます。
上図の例ですと、80から90までの範囲内の数値が記されたセルの書式を変更しています。 以上のように、エクセルの条件付き書式を活用すれば、自分が必要とする情報をひとめで把握することが出来ます。

カレンダーで営業日と休日の色を変える

続いて、条件付き書式を応用してカレンダーを作成する方法をご紹介します。
カレンダーを作成する際、日曜日などの特定の曜日の色を変更すると、どの日が営業日で、どの日が休日なのかが分かりやすくなります。

そこで、条件付き書式を使って曜日で色を変更する方法をご紹介します。 上記で説明した「文字列を含むセルを書式設定」を活用すれば、日曜日に色を付けることが出来ます。 「ホーム」タブを選択して、「条件付き書式」のアイコンを選択してください。




「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「文字列」と選択し、「日曜日」と入力し「OK」ボタンを押せば完了です。

空白のセルの色を変え、入力し忘れを防止する

エクセルの条件付き書式を使えば、空白のセルのみ色を付けることも可能です。 この機能を使うことにより、記入漏れなどを防ぐことができます。

上図の表には東北支店の5月の数値が抜けています。そこで、条件付き書式を使用して空白の部分に色を付けてみましょう。
支店の売上を入力する範囲を選択し、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「その他のルール」を選択します。

「指定の値を含むセルだけを書式設定」の項目内で、「セルの値」になっている個所を「空白」にし、書式を設定し、「OK」ボタンを押します。ここでは、書式を背景のみ黄色にしてみました。入力漏れをひとめで確認することができますね。

 


いかがでしたか? エクセルの条件付き書式を活用することによって、エクセルの表を自分が見やすいように加工することが出来ます。 数値や文字を探す手間を省いたり、入力ミスを防ぐこともでき、業務効率改善につながります。ぜひ使いこなして業務に活かしていきましょう。

エクセル「条件付き書式」シーン別活用術サンプルデータのダウンロードはこちらから
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キャリアHUB編集部

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