すぐに使える!パソコン作業の効率化に役立つ時短テクニックを紹介

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2023/05/31

パソコンには、単純作業や特定操作を効率化する便利な機能や裏技がたくさんあり、仕事が早い人ほど、パソコンの便利機能を使いこなして、業務の効率化を進めている傾向が。オフィスワークが初めての人でも、今日からすぐに実践できるパソコン操作の効率化に役立つ時短テクニックを紹介します。

【時短テクニックの基礎】ショートカットキーの使い方

ショートカットキーとは、パソコンの特定作業を効率化するための機能です。マウスを使うことなくキーボードだけで作業が完結するため、パソコン操作やインターネット検索、資料作成など、オフィスワークのさまざまな場面で業務を短縮できます。そのため、仕事が早い人ほどショートカットキーを積極的に使っているようです。

パソコン操作に関するショートカットキー

まずは、文字入力やファイル操作といった初歩なパソコン操作のショートカットキーを覚えることから始めましょう。

ショートカットキー 操作
Ctrl+C 選択した文字やファイル、フォルダのコピー
Ctrl+V 選択した文字やファイル、フォルダの貼り付け
Ctrl+X 選択した文字やファイル、フォルダの切り取り
Ctrl+A 文字やファイル、フォルダをすべて選択
Ctrl+Z 前の操作に戻す
Ctrl+S ファイルの上書き保存
Ctrl+P ドキュメントの印刷
Ctrl+F 文字の検索
Ctrl+H 文字の置換

これらのショートカットキーは、WordやExcelといったOfficeソフトをはじめさまざまなアプリで利用できるので、最初におさえておきたい機能です。さらに、以下のパソコン操作も頻繁に行うため、ショートカットキーを覚えておくと便利です。

1.エクスプローラの起動
エクスプローラとは、パソコンに保存したファイルを管理するアプリです。パソコンを使った業務では、ファイルやフォルダの閲覧・コピー・移動・削除などの操作で、ほぼ毎日といっていいほどエクスプローラを起動します。

(操作方法)
「Windows+E」キーを同時に押すと、エクスプローラが起動します。

2.アプリやウィンドウの切り替え
仕事でパソコンを使うと、複数のアプリやウィンドウを開いて作業するのは日常茶飯事のこと。使用するアプリやファイルの数が多くなると、画面を切り替えるときのマウスの操作も増えてしまいますが、こうした煩雑な操作もショートカットキーを使えば、素早く行えます。

(操作方法)
「Alt」キーを押しながら「Tab」キーを押すと、起動中のアプリ・ウィンドウのリストが表示されます。

表示されたリストの中から「Tab」キーを押してカーソルを移動させれば、画面に表示させたいアプリ・ウィンドウを選択できます。

3.スクリーンショット
スクリーンショットとは、パソコンの画面を画像ファイルとして保存できる機能です。

(操作方法)
「Windows+PrintScreen」キーを同時に押すと、エクスプローラの「PC」>「ピクチャ」>「スクリーションショット」にスクリーンショットが自動的に保存されます。

ノートPCのように「PrintScreen」キーが単体でない機種を使っている人は、「Windows+Fn+Prt Scr」を同時に押しましょう。

Excel操作に関するショートカットキー

Excelは、多くの企業が請求書や見積書、顧客名簿などに利用する表計算ソフトです。Excelのセルやシートを移動するときのショートカットキーもぜひ覚えておきたい機能です。

ショートカットキー 操作
Alt+Enter セル内の改行
Tab セルを右に移動
Shift+Tab セルを左に移動
Ctrl+スペース 列の選択
Shift+スペース 行の選択
Ctrl+PageUp 右のシートに移動
Ctrl+Down 左のシートに移動
Shift+F11 シートの追加

ブラウザ(Google Chrome)操作に関するショートカットキー

オフィスワークでは、インターネット検索を使った調査も頻繁に行います。ここでは、多くの企業がWebサイトの閲覧に使用するブラウザ「Google Chrome」のショートカットキーを紹介します。

ショートカットキー 操作
Ctrl+T タブを開く
Ctrl+W タブを閉じる
Ctrl+Shift+T 一度閉じたタブを開く
Ctrl+Tab タブを右に移動する
Ctrl+Shift+Tab タブを左に移動する
Ctrl+N 新しいウィンドウを開く
Alt+F4 ウィンドウを閉じる

【ボタン1つで操作が完了】ファンクションキーの使い方

ファンクションキーとは、キーボードの最上段に位置するF1~F12キーです。ファンクションキーを使うと、ボタン1つで操作が完結するので業務効率化に。ここでは、使用頻度が高く複数のアプリで利用できるファンクションキーを紹介します。

ファンクションキー 操作
F1 アプリのヘルプを起動
F5 Web画面やフォルダの画面を更新
F6 入力中の文字をひらがなに変換
F7 入力中の文字を全角カタカナに変換
F8 入力中の文字を半角カタカナに変換
F9 入力中の文字を全角アルファベットに変換
F10 入力中の文字を半角アルファベットに変換

【時短テクニックの裏技】パソコンの便利な機能

ショートカットキーやファンクションキー以外にも、パソコン操作の効率化に役立つ時短機能がたくさんあります。パソコン初心者がすぐに設定できる便利な時短機能を5つ紹介します。

アプリをタスクバー常駐

頻繁に使うアプリは画面下のタスクバーに常駐させておくと、ワンクリックでアプリを起動できるので、すぐに業務に取り掛かることができます。使用頻度の高いアプリは、以下の方法でタスクバーに常駐させましょう。

(操作方法)
1)画面左下の「Windows」ボタンをクリックしてアプリの一覧を表示
2)該当のアプリを探したら、右クリックをして「その他」>「タスクバーをピンに留める」の順にクリック

3)タスクバーにアプリが表示されます

アプリのスタートアップ登録

スタートアップ設定とは、パソコンの電源を入れると自動的にアプリが起動する機能です。メールソフトのように毎日朝一番に開くアプリは、スタートアップ設定に登録しておくとよいでしょう。

(操作方法)
1)「Windows+E」キーでエクスプローラを開き、アドレスバーに「shell:startup」と入力

2)「スタートアップ」フォルダが表示

3)「Windows」ボタンをクリックして。アプリの一覧からスタートアップさせたいアプリを先ほど開いた「スタートアップ」フォルダにドラッグ

4)「スタートアップ」フォルダにアプリが追加されました

スタートアップ登録は便利な機能である反面、登録するアプリの数が多過ぎるとパソコンの動作が遅くなります。必要以上にアプリを登録しないよう注意しましょう。

単語の辞書登録

よく使う単語や文章を辞書機能に登録しておけば、文字の入力時間を短縮できます。

(操作方法)
1)タスクバーの右端にあるIMEアイコンを右クリックして、「単語の登録」を選択

2)登録画面が開いたら、「単語」「よみ」「品詞」を入力して「登録」をクリック

クリップボード

クリップボードとは、「コピー」または「切り取り」した文字や画像などのデータを一時的に保存できる場所をいいます。クリップボードを活用すれば、「コピー」「切り取り」の保存や呼び出しが可能となるので、パソコン操作を効率化できます。
まずはクリップボードの設定を有効にすることから始めましょう。

1.クリップボードの設定
1)画面左下の「ここに入力して検索」(虫眼鏡マーク)に「クリップボード」と入力し、検索結果に表示された「クリップボード設定」をクリック

2)設定画面の「クリップボードの履歴」を「ON」に変更

設定がONになったら、以下の操作を行えばクリップボードへの保存と呼び出しが可能になります。

2. クリップボードへの保存と呼び出し
1)文字を選択して「コピー」または「切り取り」を実行

2)貼り付けしたい場所にカーソルを移動して、「Winodws+V」でクリップボードの一覧を表示。一覧から呼び出したい内容を選択して「Enter」で貼り付け

3)クリップボードから選んだデータが貼り付けられます

前日の作業履歴を表示

Windowsやアプリの履歴機能を活用すれば、前日の作業の続きをすぐに始めることができます。

1.Wondowsの履歴機能
「Windows+Tab」キーを押すと、前日から1か月前の作業履歴が表示されます。画面左側の作業中と書かれた〇印をスクロールして、継続したい作業を選択してクリック

そうすると、クリックしたファイルやアプリが起動します。


2.「アプリの履歴機能」
1)WordやExcelなどOfficeソフトを起動すると、ホーム画面に「最近使ったアイテム」が表示されます。作業途中のファイルを選択してクリック。

そうすると、選択したファイルが開きます

まとめ:パソコンの時短テクニックをマスターして働き方改革を

普段何気なく使っているパソコンには業務を効率化できるさまざまな機能があります。この機会にパソコンの便利な機能を覚えて、定型業務や資料作成にかかる時間を大幅に削減して、生産性アップや働き方改革を実現しましょう。

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