成功する忘年会は幹事が肝心!「事前の準備」と「当日の心得」のポイント

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2016/11/30

忘年会の季節がやってきました。幹事に任命されて「めんどくさい」と思っている人も多いのではないでしょうか。ここはビジネスパーソンのスキルを発揮して、みんなが満足できる宴会を提供し、自身の評価も高めましょう。忘年会までの準備や当日の流れのポイントをお伝えします。

忘年会の準備はいつから?何をすればいい?

「飲み会の幹事は新人の仕事!」と言わんばかりに、いきなり上司や先輩から幹事を頼まれることがありますよね。でも学生時代と違って、会社の忘年会となると何をどうしたら良いかわからない、という方もいらっしゃるかもしれません。けれど心配はご無用!しっかりと順序立てて進めれば、新人とは思えない「幹事術」であなたの評価もグンと上がります。

忘年会準備でおさえるべき3つのポイント

忘年会準備の3つのポイントは「日時」「お店選び」「内容」です。では具体的に以下の手順で進めていきましょう。

【ポイント1】日時

(1)開催日を決める
対象者に予定の確保をしてもらうのは最優先です。より多くの人が参加しやすいよう1ヵ月半ぐらい前には、候補日をいくつか出して対象者へメールで連絡しましょう。都合のよい日は人それぞれですが、優先するのは忘年会でキーパーソンになる人です。社内の忘年会であれば、社長や役員、部長、直属の上司など「この人は絶対に外せない!」という人が参加できる日に絞り込み、続いて一人でも多くの人が参加できる日に決定します。

(2)開催日を連絡する
日にちが決まったら、ひとまずその旨をメールで連絡します。お店は決まっていなくても大丈夫。「場所は決定次第、連絡致します。」と書きましょう。
やむを得ず欠席という方がいるかもしれませんが、その場合は、「参加可能な方が一番多い日に決定致しました。ご希望に沿えなかった皆様、申し訳ございません。」と一言書き加えると印象がよいですよ。

【ポイント2】お店選び

(3)お店を選ぶ
お店選びはとても重要です。失敗をしないためにも、参加者の分析をしっかり行いましょう。

  • ・年代
    (自分と同世代or上司世代が多いのかによって食事の好みも変わります)
  • ・男女比
    男性向けにボリューム感のあるものか、女性向けに野菜が豊富で彩り鮮やかなものにするかなど参考にします)
  • ・好みのお酒
    (ワイン・焼酎・日本酒・ビールなど参加者の嗜好が出来る限り満たされるよう心掛けましょう。飲み放題でも生ビールやワインの有無、日本酒の種類が多い少ないなど様々です)
  • ・食物アレルギーの有無
    (アレルギーやベジタリアンが参加者にいる場合は、把握しておくと事前にお店で対応の可否を確認することができます)
  • ・会費
    (参加者の懐事情も考慮します。一般的には、飲み放題付宴会コースで4,500円~6,000円位にすると、上司世代にも満足してもらえます)

(4)希望のお店を下見する
店員の応対はどうか、玄関周りやトイレは清潔か、個室の有無、隣のテーブルとの距離、駅からの道順などを確認するためにも、下見は大切です。できれば料理も食べてみましょう。当日と同じメニューでなくても構いません。ランチは、そのお店の自慢の品が必ず入っていますから、ランチを食べるだけでも料理の質や味付けはわかります。

(5)お店を決めたら参加者へ連絡
これで無事に日時と場所が決まりました。正式な開催案内を改めて参加者へメールします。

【ポイント3】内容

(6)当日の進行を考える
乾杯・中締めの挨拶は誰がするのか、ゲームや余興は入れるのか?等、当日の様子を時間軸で考えながら必要な準備をします。挨拶をお願いする方には事前に伝えておきましょう。当日突然お願いするのは失礼ですし、長々と挨拶されるとその後の進行にも差し支える場合があります。

(7)会費の集金の仕方と釣銭の準備
会費は会社で事前に、または当日忘年会がスタートする前に集めると安心です。会社によっては、上司が多めに払う場合もあります。その場合は、後日精算となりますので、事前に上司や先輩に確認しておきましょう。 当日、釣銭が必要な場合もあります。お店で両替をしてもらうのは迷惑となるので、銀行で両替するのを忘れずに。

案内メールの例文

案内メールに盛り込む内容は、日時場所(未定の場合は、「未定」と記載)、会費(目安でも可)と集金方法申込み締切日キャンセル規定(例:前日昼以降のキャンセルは全額負担など)は必須です。
既にゲームや出し物など決定しているものがあれば、それも記載すると参加意欲が高まります。多くの人が参加したいと思えるよう、楽しい表現を心掛けましょう。

  • 件名:忘年会のご案内

    関係者各位

    お疲れ様です。営業部の山田です。
    今年も残すところあとわずかとなりました。
    年明けからの体制変更、大型プロジェクトの受注等、
    激動の1年間でしたが、苦楽を共にした皆様と楽しく
    1年の締めくくりをしたいと思います。
    つきましては、下記のとおり忘年会を開催しますので、
    ご出席くださいますようお願いします。
    なお、準備の都合上、○月○日(金)までに出欠のお返事をお願いします。

    日 時:○月○日(金)19時~21時

    場 所:元気酒場「よろこんで」
       東京都○○区123 電話00-1234-5678
       http://www.xxx.co.jp
       JR○○駅××改札を出て左手方面へ直進。
       2つ目の交差点を左折し○○銀行の隣のビル、地下1階です。

    会 費:4,500円(2時間飲み放題付 わいわい鍋コース)
        当日集金しますので、釣銭のないようご協力をお願いします。

    幹 事:山田(内線:××× 携帯:000-1234-5678)

    その他:
    ・会場の都合上、キャンセルの場合は開催3日前までにお願いします。
    以降のキャンセルは、会費をご負担いただきますので予めご了承ください。
    ・当日は、有志によるマジックショーがあります。ご期待ください!

忘年会の当日を盛り上げる心得と段取りを知ろう!

当日幹事として心得るべきことは、参加者全員が楽しい時間を過ごせるよう気を配ること。 飲み物や料理は十分に行き渡っているか、会話から外れて寂しそうにしている人はいないか、お店や他のお客様の迷惑になるような言動をしている人はいないかなどをこまめにチェックしましょう。

初めての司会進行で気をつけることは?

司会と聞いただけでも緊張しますよね。しかし、新人の場合は「フレッシュ感」が良いのです。少しぐらい進行がたどたどしくても、順番を間違えてしまっても、参加者は一生懸命頑張るあなたの姿を優しく応援してくれます。
もちろん事前に時間配分を決めたり、話す言葉(台詞)起こりそうなアクシデントを予測して準備をする必要はあります。司会の様子をイメージしながら台詞を口に出して練習しておくと安心です。そして当日は、ドンと構えて笑顔でハキハキと話しましょう。先に「今日は司会で緊張しています!」と宣言するだけでも気が楽になりますよ。

忘年会当日の流れ(19:00から2時間の場合)

  • (1)幹事は開始20分くらい前にはお店へ到着(20分) 18:40~19:00
    参加者が先に着いて待っているようではいけません。
  • (2)全員揃っていなくても開始時間になったらスタート(5分) 19:00~19:05
    開始が遅れると終了時間も遅くなり、お店に迷惑をかけてしまいます。開始の挨拶で始めましょう。
  • (3)事前にお願いしていた方に乾杯の挨拶(5分) 19:05~19:10
    乾杯の飲み物が揃うのに時間がかかることがあります。事前に乾杯用ビールなどを早く出してもらうようお店にお願いしておきましょう。 
  • (4)歓談タイム(40分) 19:10~19:50
    おおよそ40分程度は必要です。まずは飲む&食べる&お喋りを楽しんでもらいましょう。
  • (5)ゲームなどのアトラクション(15分) 19:50~20:05
    15分~20分程度で終わるゲームやアトラクション(出し物)、ゲーム参加者から一言もらう場を設けるなどして盛り上げます。この時間は、参加者は十分に飲食できないので長々と行うのは避けましょう。
  • (6)歓談タイム(40分) 20:05~20:45
    席替えが始まったり、料理よりもお喋りが中心になってきます。
  • (7)会計(5分) 20:45~20:50
    終了15分前には、さりげなく席を立って会計を済ませます。領収証が必要な場合は、会計の際にお店の方に名刺を渡し、帰り際に受け取るようにするとスムーズです。
  • (8)中締め挨拶(5分) 20:50~20:55
    終了10分前には中締めの挨拶をします。盛り上がっている最中に言い出しにくいですが、ここはきちんと「そろそろお時間ですので・・」と口火をきることが大事です。
  • (9)退店(5分) 20:55~21:00
    終了予定時刻には退店しましょう。いつまでもダラダラ居残るのはお店にとっても迷惑です。忘れ物がないか確認して、お店の方にお礼を述べ一番最後にお店を出るようにします。

最初の挨拶や〆の挨拶の例文

「挨拶」は短く。長い挨拶は嫌われます。目安は3分以内。簡潔に要点のみを話すようにしましょう。挨拶をお願いする場合は、「一言お願いします」ではなく、「3分程度でお願いします」と具体的な数字を言うと相手は時間を意識してくれます。
乾杯前の挨拶は通常、参加者の中で最も役職の高い方が行います。 また、〆の挨拶は「前向き」な言葉を多く入れ、宴会で盛り上がった雰囲気を壊さないよう心掛けましょう。

最初の挨拶例

(新人編)
皆様、本日はご参加いただきましてありがとうございます。
これから忘年会を始めたいと思いますが、一言ご挨拶をさせていただきます。
4月に入社して8カ月が経ちました。最初は何もわからず、失敗ばかりしていましたが、 少しずつ仕事にも慣れ、やっと自分の役割が明確になってきました。
社長(部長)はじめ先輩の皆様には、いつも優しく丁寧に仕事を教えていただきありがとうございました。来年は、もっと自分で考えしっかりと働けるようになりたいと思います。 今日は、この8か月間の感謝の気持ちも込めまして忘年会の幹事をさせていただきます。 行き届かないところもあるかと思いますが、楽しい時間にしたいと思いますので、どうぞよろしくお願いします。
では早速ですが、乾杯の音頭を○○社長(部長)にお願いしたいと思います。

乾杯前の挨拶例

(部長編)
皆さん、今年も1年間ご苦労様でした。
今年は、年初の体制変更に始まり、我社にとってまたとないビッグプロジェクトを受注するという素晴らしい出来事もありました。皆さんには、大変つらく苦しい時間でもありましたが、全員の努力のおかげでこのような結果を残すことができ、大変感謝しています。 また新入社員の山田さんを仲間に迎え、一生懸命な姿と日々の成長を見守ることもできました。今日は山田さんが幹事として頑張ってくれました。山田さん、ありがとう。
皆さんと共に、1年間の疲れを癒し、来年への活力となるよう、今夜はおおいに楽しく語り、飲みたいと思います。
では、乾杯!

〆の挨拶例

1(新人編:誘導)
宴もたけなわではございますが、そろそろ時間となりますので、中締めのご挨拶を○○部長(課長)にお願いしたいと思います。
2(新人編:自分が挨拶をすることになった場合)
皆様、本日はご参加いただきまして本当にありがとうございました。
幹事として〆の挨拶をするようにとのことですので、僭越ながらご挨拶をさせていただきます。
まずは、本日の忘年会はいかがでしたでしょうか?お楽しみいただけましたか?
この8か月間、先輩の皆様の背中を見ながら自分なりに一生懸命働いてきたつもりです。 それでも失敗したり、皆様にご迷惑をおかけしたりすることも多々あり、自己嫌悪に陥る時もありました。しかし、いつも優しく見守り、指導してくださる先輩方のおかげで何とかここまできました。ありがとうございました。来年の4月には後輩もできますので、これまでのように先輩に甘えるだけでなく、ひとつでも多く自分で考え働き、結果を出せるよう努力したいと思います。
来年も皆様と一緒に楽しく働けるよう、そして皆様の健康と我社の発展を祈って一本締めをしたいと思います。
では、お立ちいただいて・・・よ~、ポン!

いかがでしたか?幹事は大変な仕事と思うかもしれませんが、求められる段取り力は仕事と共通しています。宴会が成功すれば、あなたはその立役者として周囲の人からの評価も上がります。新人に幹事を任せるということは、もしかすると今後の仕事ぶりをチェックするということかもしれません。仕事と同様、手を抜かずにしっかりと準備して臨みましょう。

ライタープロフィール

スマートコミュニケーションズ株式会社 代表取締役
篠原あかね

研修講師、イベントコンサルタント
(株)リクルートで研修アシスタント、秘書を経て、研修講師として活動。 強い組織創りの人材育成トレーニングを各企業で行う傍ら、自身の宴会幹事経験で得た「宴会も仕事も求められるスキルは一緒」であることを体系化した「愛される宴会部長セミナー」も開催。テレビ・雑誌など各メディアでマナーや宴会に関するコメンテーターとしても活動中。スマートコミュニケーションズ株式会社

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