異動の挨拶メールを例文付きで解説 | 社内、取引先の書き方のポイント

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2023/07/26

※この記事は、2017年2月14日に執筆し、加筆・修正を加えたものです。

突然の人事異動で異動の挨拶メールを出さなければならないことはほとんどないものの、連絡する人が多過ぎて異動挨拶メールが機械的になってしまいがちではないでしょうか。ここでは、「社内」と「取引先」に心のこもった異動挨拶メールの書き方を例文付きで解説します。

異動挨拶メールを送るときの書き方のポイントと例文

そもそも、異動挨拶メールはなぜ必要なのでしょうか?子供の頃のことを思い出してみてください。ある日突然、同級生が学校に来なくなったら心配になりますよね。その上、学校へ来ない日が長引けば、「私が貸した本、どうしよう?」「なぜお休みの理由を説明してくれないのだろう?」と考えてしまいませんか?

社会人になっても同様で、毎日一緒に働いていた上司や同僚がある日突然いなくなってしまうと周囲は様々な心配をします。子供の頃と違い、組織の一員として責任を持って働く社会人が、何の挨拶もなく職場を離れるということは、あなた自身の信頼が低下する恐れがあります。ことわざで「立つ鳥跡を濁さず」という言葉がありますが、最後にきちんと挨拶をすることで、その後も良好な人間関係が継続できます。面倒くさいと思わずに異動の挨拶メールを出しましょう。

では、異動の挨拶メールを出すタイミングや異動を知らせる人の範囲、宛先、書き方のポイントを順番に確認していきましょう。

メールを出すタイミングは?

辞令が発令された後から異動数日前までに出しましょう。 業務で頻繁にやり取りをする上司や同僚にはすぐにお知らせをして、後任者へ引き継ぎを行わなくてはいけません。業務上、影響の少ない方へは異動日の2~3日前までに挨拶メールをすれば、顔を合わせることの少なかった他部署の同僚ともお話する機会に恵まれます。

避けたいのは、異動当日の終業間際です。挨拶メールを受け取った相手は驚きますし、ひょっとしたら聞きたいことなどがあるかもしれません。後述しますが、異動挨拶のメールをいただいたら返信するのがマナーです。その時間すら与えないことにもなりかねませんから気をつけましょう。

「お世話になった人」全員にお知らせすべき?

「お世話になった人」の範囲はそれぞれ考え方があると思います。気の合わない上司や過去トラブルになった同僚もいるかもしれません。しかし、縁あってその方々とお付き合いをしたのですから、出来る限り「お世話になった人」の範囲を広く捉えて挨拶をしましょう。まず社内では、部署の上司含め全員へ。他部署では、業務上やり取りをした方、過去に上司だった方、仲が良かった先輩、同僚や後輩などです。

社外では、現在進行中の取引先の担当者、個別のお客様へも異動挨拶メールを送りましょう。現在取引はなくても過去にお世話になった顧客がいれば、その方へもメールをすると更に良いでしょう。

BCCで送っても良いか?

本来であれば、一人一人に感謝の気持ちを込めて異動挨拶のメールを送るべきです。
BCCで送ったメールは、形式的な挨拶文になりがちです。そのため受け手側は「私のためにわざわざご挨拶をしてくれた」という気持ちにはなりません。

しかし、宛先が多く個別に異動挨拶メールを書く時間がない場合は、BCCで送るのもやむを得ません。

この場合は

  • 「本来であれば、皆様お一人お一人にご挨拶をすべきところ、まとめてのご挨拶となります無礼をお許しください」

というように、「簡略化して申し訳ない」という文言を加えましょう。

また、上司や特にお世話になった同僚へはBCCにせず、一人ずつ思い出などのエピソードも添えてメールを送信すると喜ばれます。

社内向け異動挨拶メールの例文とポイント

異動挨拶メールに記載する内容は、異動先の部署と異動日、感謝の言葉と今後の抱負です。では、項目毎に見てみましょう。

(1)
異動のご挨拶

△△部
〇〇さん

お疲れ様です。
広報部の田中です。

(2)
このたび4月1日付で人事部へ異動することとなりました。
2年前の着任以来、○○さんにはプロジェクトの取材や原稿チェック、
データのとりまとめなど、多くのご協力をいただき、誠にありがとうございました。
社内のみならず、取引先からも高評価をいただく広報誌ができましたのも
○○さんのお陰と心より感謝いたしております。

4月より営業部の▲▲さんが後任として参ります。
万全の引き継ぎをいたしますので、引き続きご協力いただけますよう
お願いいたします。

(3)
人事部では採用業務を担当いたしますが、広報部での経験を活かし、
社員の皆様に喜んでいただける人材確保に励んで参りたいと思います。
今後ともご指導いただけますようお願いいたします。

(4)
本来であればご挨拶に伺うべきところ、メールにて失礼させていただきますこと
お許しください。

広報部
田中
TEL:03-XXXX-XXXX

(1)タイトル

タイトルは、「異動のご挨拶」「異動のお知らせ」など簡潔にします。異動が重なる時期は、多数の異動メールが届く可能性がありますので、すぐにわかるよう「異動のご挨拶:広報部田中」と部署と名前を記しておいても良いでしょう。

(2)異動先の部署と異動日、感謝の言葉

異動先と電話番号のような異動後の連絡先、異動日は必須です。感謝の言葉を記す際には、その方とのエピソードなど具体的な事柄を上げて感謝の気持ちを伝えると相手の心に響きます。

(3)今後の抱負

異動先での意気込みと今後も協力をお願いしたい旨も書きます。業務上、交流は減るかもしれませんが、いつどこでまた一緒に仕事をするかはわかりません。良い関係が継続できるよう、忘れずに記載をしましょう。

(4)メール連絡のお詫び

最後に、対面で挨拶しないことの無礼を詫びる言葉も添えます。

取引先向け異動挨拶メールの場合は?

取引先向けの異動挨拶メールもおさえるべきポイントは同じです。社内向けでは相手との親密さに応じて敬体「です、ます」で書くこともあるでしょう。しかし取引先向けの場合は、一番丁寧な最敬体(~ございます、~いたします、申しあげます など)を使います。

また、取引先のような社外の方が最も心配に思うことは、異動に伴い「これまでの業務を誰が漏れなく引き継いでくれるか」です。引き継ぎ期間中は、「自分もCCに入れて欲しい」「不明点はいつでも連絡して構わない」など、取引先が安心する言葉を盛り込みましょう。

取引先や顧客に送る社外メールは会社を代表する文書でもあります。あなたの異動挨拶メールが会社の印象を左右するということも忘れないようにすることが大切です。

異動時は引き継ぎや片付けなど気忙しく、社内・取引さ問わず型どおりの挨拶メールで済ませてしまう方も多いでしょう。しかし、ひと手間加えることであなたの好感度アップに繋がります。お伝えしたポイントと例文を参考にして、しっかりとご挨拶をしましょう。

異動挨拶メールを受け取ったときの返信マナーと例文

ここからは、上司や同僚、取引先から異動挨拶メールを受け取ったときの返信マナーのポイントを例文付きで解説します。
異動挨拶メールを受け取った場合は、差出人の異動日までに返信するのが良いでしょう。
休暇中などでメールチェックができず当日までに返信できなかった場合は、お詫びの言葉を添えて返信します。
それでは、一つずつ返信メールに盛り込む内容を確認しましょう。

異動挨拶メールへの返信例文とポイント

お世話になったことのお礼、異動先での活躍を願う言葉は必須です。では、例文を見ながらポイントを見ていきましょう。

Re:異動のご挨拶

広報部
田中さん

お疲れ様です。
△△部の○○です。

(1)
このたびはご丁寧に異動の挨拶メールをいただきありがとうございます。
こちらこそ、田中さんには大変お世話になりました。
△△部の話題をよく取り上げてくださったお陰で、部署内メンバーもプロジェクトに
対するモチベーションが更に上がり、予想以上の結果を残すことができました。
後任は▲▲さんとのこと、承知いたしました。
お手数をおかけいたしますが、引き継ぎをどうぞよろしくお願いいたします。

(2)
人事部へ異動とのことで、ご一緒する機会が減るのはとても残念ですが、
また社内でお会いすることもあると思いますので、
お話できるのを楽しみにしております。
田中さんの明るさと素敵な笑顔で、人事部での更なるご活躍をお祈りいたしております。
慣れるまで何かと大変かと思いますが、体調に気をつけてお過ごしください。
今後ともよろしくお願いいたします。

△△部
○○
TEL:03-XXXX-XXXX

(1)お世話になったことのお礼とエピソード

まずは異動挨拶のメールに対するお礼を書きましょう。
続いて、差出人とのエピソードなどを通じてお世話になったことに対する感謝の気持ちを書きます。差出人が苦労した場面などあれば、労いの言葉も入れると良いでしょう。

(2)異動先での活躍を願う言葉

最後に異動先での活躍を願う言葉と、今後のお付き合いをお願いする言葉で締めくくります。
差出人にとっては、不本意な異動の場合もあります。仮に挨拶メールにそのような内容が記載されていたとしても、返信する際はマイナスな表現はせずに前向きな言葉を選んで書くよう心がけることが大切です。

取引先からの異動挨拶メールに返信する場合

基本は社内メールと同様ですが、自身が差出人の異動先とも取引がある場合は、引き続きお世話になることのお願いを記します。また、自身は差出人の異動先と取引がないものの、会社として差出人の異動先と取引がある場合は、可能な範囲で、自社担当の紹介をする旨を記載しても良いでしょう。

取引先向けの異動挨拶は、会社と会社のお付き合いです。複数の部署に知り合いがいることは人脈も広がり、ビジネスチャンスも増え双方にとってメリットがあります。
なんとなく返信するのではなく、会社としての繋がりを意識しながら返信することが大切です。また、取引先へのメールの場合には、BCCは使わずに連絡しましょう。

いかがでしたか?たかが「異動挨拶メール」されど「異動挨拶メール」。
「心のこもった異動挨拶メール」で、より良い人間関係を構築し、異動を機に自身の成長に繋げていきましょう。
一般的なビジネスメールの書き方とマナーに不安がある方は、「お礼は?返信は?ビジネスメールの書き方とマナー集」も、合わせてご覧ください。

ライタープロフィール

篠原あかね

研修講師、イベントコンサルタント
(株)リクルートで研修アシスタント、秘書を経て、研修講師として活動。 強い組織創りの人材育成トレーニングを各企業で行う傍ら、自身の宴会幹事経験で得た「宴会も仕事も求められるスキルは一緒」であることを体系化した「愛される宴会部長セミナー」も開催。テレビ・雑誌など各メディアでマナーや宴会に関するコメンテーターとしても活動中。

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