お礼は?返信は?ビジネスメールの書き方とマナー集

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2016/07/22

お礼や返信、依頼などのビジネスメールを書くとき、「書き出しや締めくくりは?」「件名はどうする?」「宛先は?」などさまざまな疑問が出てきたことはありませんか?
ここでは基本的なビジネスメールの書き方やマナーを解説します。例文を参考にお使いください。

ビジネスメールの基本の書き方

現代のビジネスシーンにおいて、メールは無くてはならない連絡手段になっています。それだけに基本的なメールの書き方は知っているのはあたりまえだと思われています。しかし、「この表現はあっているのか?」といったマナー上の疑問が生じても今更聞けないと思ってしまう方も多いのではないでしょうか。
プライベートでメールを使う人であっても、ビジネスシーンにおいてはマナーが異なります。顔が見えない相手だからこそ、しっかりとしたマナーを守ることが信頼の獲得に繋がりますのでしっかり学んでいきましょう。

宛先指定と宛先の書き方

宛先は下記のように使い分けます。

TO (宛先)
「あなたに送っています」の意思表示で、メールを主として受け取って欲しい人を入れます。自分のメールアドレスがTOで送られて来た場合には、必ず返信をしましょう。
CC
「TOの人に送ったので念のため見てください」という意味で、参考・情報共有に使います。TOの受信者が主たる宛先のため、CCの受信者は原則、返信を行わなくて問題ありません。
BCC
他の受信者にアドレスが見えないようにして、連絡をする場合に利用します。BCCの受信者は、他の受信者に表示されません。一斉送信の際に用いられることもあります。

書き出し

メールの書き出しには確実に相手に伝わるよう宛先を書きます。TOが複数いる場合は、全員の名前を記載した方が良いでしょう。役職がはっきり分かれている場合は縦並びに書いたほうが適切です。その場合は役職の上位から記載します。役職がはっきり分かれていなかったり、そこまで気にしなくて良い場面では横並びに書いて問題ありません。

CCが複数いる場合は、個別に名前を記載しなくても問題ありません。より丁寧にしたい場合、CCの人にも特に目を通しておいて欲しい場合は、CCであることがわかるように宛名を記載します。

関係者が大勢いる場合はBCCを利用したほうが良いでしょう。その際はTOに自分のメールアドレス、BCCに関係者全員のメールアドレスにすると混乱が無くて済みます。
BCCを使う場合は「皆さん」や「関係者各位」などを使用しても失礼に当たりません。時々「関係者各位様」と書かれたものを目にしますが、ここでは「様」は不要です。書き出しは、相手によって使い分けると印象が良いでしょう。

いつもの仕事相手の場合
いつもお世話になっております。
数日前にあった相手の場合
過日はたいへんお世話になり、感謝いたしております。
久しぶりに連絡する相手の場合
ご無沙汰いたしております。

挨拶の後に、自分の社名と名前を、通常の場合は「△△社の××です」、初めて連絡する相手には「△△社の××と申します」などと名乗ると良いでしょう。

用件

次に用件を書きます。相手の読む手間を煩わせないように、くどくどと長く書かずに簡潔に分かりやすく書きます。ポイントは伝えたい事がいくつあるかを冒頭に書く、結論を本文の最初に書く、場合によっては箇条書きを使うといったことが挙げられます。

結び

メールは挨拶で始まり、挨拶で終わります。メールの最後に結びのあいさつがないと中途半端で愛想のないメールになってしまいます。印象をよくするためにも必ず付けましょう。メールの内容によって結びの言葉は変わってきますので、以下を参考にしてください。

一般的な結びの言葉
「よろしくお願いいたします」があります。
このあいさつも、頭に一言付け加えるだけで、いろいろ変化させることができます。
以上、よろしくお願いいたします。
今後とも、よろしくお願いいたします。
相手にメールの返事を期待する場合
それでは、ご回答お待ちしております。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご返答いただければ幸いです。
検討を依頼した場合
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
連絡を期待する場合
ご不明な点がございましたら、お問い合わせください。
返信不要の場合
なお、ご返信は不要です。何か不都合がありましたら、お知らせください。

署名

ビジネスメールには署名を付けましょう。会社の方針や業務内容にもよりますが、シンプルなほうが好まれます。
最低限「会社名」「自分の名前(読みづらい名前はカナやローマ字も表記)」「部署」「電話番号」「メールアドレス」を入れましょう。
相手が電話をしようと思って署名欄を見ても電話番号がわからなければ、探す手間を掛けさせてしまいます。また、署名は誰が送ったかの記録にもなります。

株式会社○○
営業部 松井様

いつもお世話になっています。△△株式会社の鈴木です。
先日送付していただきました、お見積書の件、質問が2件ございます。

1.納期について
7月中を希望します。全数を納品をしていただくことは可能でしょうか。

2.お支払について
部署毎の支払いとしたいため、請求書を2通に分けていただくことは可能でしょうか。

ご多忙のところ恐縮ですが、回答をお待ちしております。
引き続き、どうぞよろしくお願いたします。

△△株式会社
総務部 鈴木花子
TEL :xx-xxxx-xxxx
メール:suzuki@△△.co.jp

基本を学ぶことでメールの作法を知り、恥ずかしい思いをすることがなくなります。次はシーン別に応用を解説していきます。

ビジネスメールの返信のマナーと書き方

忙しいビジネスシーンのメールは、一往復半で終わらせるのが理想的です。また、相手からの信頼度向上にもつながりますので返信は1営業日以内を目安に送るように心がけましょう。

件名の扱い

件名を見ただけで内容がわかるように工夫すると親切です。メールの中身を具体的に件名に書いたり、急ぎの場合は「至急」を付けたりすると相手の手間も減らせます。

お礼のメールにおける書き方と例文

お礼のメールをしっかり送ることができるというのはビジネスパーソンのスキルとしては基本です。相手との距離感を意識し、丁寧にお礼を伝えましょう。

打ち合わせのお礼
本日は大変お忙しい中、お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
契約成立のお礼
この度は、「○○」の新規ご契約をいただき、誠にありがとうございます。
接待・お土産のお礼
先日は御馳走になり恐縮いたしております。大変なお心遣いをいただき、本当にありがとうございました。

株式会社○○
企画部 太田様

いつもお世話になっています。△△株式会社の鈴木です。
本日はお忙しいところ、お時間をいただきましてありがとうございました。

ご提案いただいたプランについて、さっそく社内に持ち帰り、検討いたします。
来週、改めて回答のご連絡をさせていただきます。

今後とも、どうぞよろしくお願いたします。

(署名は省略)

お詫びメールのマナーと書き方

ビジネスメールでのお詫びのポイントは、できるだけ早く、反省・謝罪を込めて送ることです。
申し訳なく思っている事を伝えるだけではなく、相手に手間をかけてしまうことについてもきちんとお詫びをし、反省・謝罪の気持ちを伝えます。

日程変更の場合
○月○日(○曜日)に予定しておりました打ち合わせを○月○日(○曜日)に変更していただけませんでしょうか。時間の変更はございませんので、日にちのみご調整いただければと存じます。
変更が難しいようであれば、○○様のご都合のよい候補日をいくつか頂戴できれば幸いです。お手数おかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いします。
送信ミスの場合
先ほど、誤って下記件名のメールを○○様に送信してしまいました。申し訳ございません。
大変勝手なお願いではございますが、当該メールを削除していただけますと幸いです。当方の不手際により、お手数をおかけしてしまい、申し訳ございません。
請求ミスの場合
この度は○月分の金額を間違えて請求してしまい、深くお詫び申し上げます。確認いたしましたところ、経理部のミスであることが判明いたしました。
確認のお時間を頂戴してしまい、申し訳ございませんでした。今後、このような間違いのないよう細心の注意を払ってまいりますので、ご容赦いただければ幸いです。
納期遅延の場合
○月○日付でご注文いただいた「○○」ですが、納期が○月○日であったにもかかわらず、実際の商品到着日が遅れてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
御社に多大なご迷惑をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます。今後は、二度とこうした事態を起こさぬよう、万全の体制で取り組んで参る所存です。

依頼メール/催促メールのマナーと書き方

依頼や督促など、こちらの都合が主になっているものに関してはメールの文面はもちろん、送信のタイミングにも配慮し、相手との関係を損なわないように、こちらの意図を正確に伝える必要があります。

請求書送付の依頼
○月○日付でご納品いただいた、○○○○の請求書がこちらで確認できておりません。今月末に振込みしたいと存じますので、恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。
なお、すでにお送りいただいている場合は、なにとぞご容赦ください。
資料送付の依頼
先日、○○経済新聞にて掲載されておりました貴社の新商品○○シリーズの製品資料を送付していただきたく、ご連絡をさせていただいた次第です。
見積書送付の依頼
今回、○○の発注をお願いするにあたり下記内容で見積書をお送りいただけないでしょうか。
商品送付の催促
「先日発注いたしました○○について納期を過ぎておりますが、その後進捗状況はいかがでしょうか。
ご多忙の中恐れ入りますが、本日中に現在の進捗状況と納品予定日をご連絡いただけますと幸いです。
メール返信の催促
○月○日に○○の件でメールを送信いたしましたが、お手元に届いていらっしゃいますでしょうか。
お手数ですがご確認の上、ご返信いただければ幸いです。

質問メールのマナーと書き方

メールで質問をする際には、何に対しての質問か分かるようにすることが大切です。場合によっては、先方のメールを引用し、インラインで質問をすると効率的です。いくつか例をご紹介します。

自分の疑問を解消する質問
△△の設定方法についてお尋ねします。
相手のメールを引用してインラインで質問に回答する場合
【先方からのメール】
先日ご相談させていただいた件、いつごろまでに回答をいただけますでしょうか。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

【引用とインラインでの回答】
先日ご相談させていただいた件、いつごろまでに回答をいただけますでしょうか。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

来週月曜日には、初回の生産数が決定いたしますので、その日のうちに回答させていただきます。内容に相違がありましたら、お知らせください。 ご迷惑をおかけしますが、今しばらくお時間をいただけますようお願いいたします。

挨拶メールのマナーと書き方

挨拶状の代わりに、お世話になったお礼を述べたりする場合や、新しい関係を結ぶときに自己紹介やよろしくお願いしますという気持ちを表わすために使います。特に初めての相手に送る場合には第一印象が大切ですので気を付けましょう。

初めての相手への挨拶
突然のご連絡失礼いたします。
紹介を受けて挨拶を送る場合
○○会社の○○様より紹介をいただきました、○○の○○と申します。今回初めてメールを差し上げます。
異動の挨拶の場合
私事ですが、異動の挨拶のためメールいたしました。
○月○日付で△△部へ移動することになりましたこと、ご一報申しあげます。

アポイントメント・日程調整メールのマナーと書き方

アポイントメント・日程調整のメールでは相手に的確に意図が伝わり、日程の希望を伝えられるような書き方、文章を心がけましょう。具体的な日程を提示する、曜日を入れる、前後一行を空けて見やすくするなどの工夫をすると良いでしょう。

株式会社○○
企画部 太田様

いつもお世話になっています。△△株式会社の鈴木です。
次回のお打合せについて、ご連絡をさせていただきました。

【候補日時】 ○月○日(月) 15~16時
【場所】   御社に伺います

上記日程でいかがでしょうか。難しい場合には、候補をいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

(署名は省略)

いかがでしたか?ビジネスメールを毎日使う人でも意外と知らない事はありますよね。毎日使うツールだからこそ、マナーを守ってトラブルや失礼がないように気を付けましょう。受け取った相手にとって読みやすく、時間や手間を取らせないメールは、できるビジネスパーソンとして好印象を与えることができます。ぜひ実践してみてください。

ライタープロフィール

市原 冴也香
人材系企業で、営業アシスタント、キャリアコンサルタントを経験。U理論に出会い、過去の延長線上ではない未来の創り方を学ぶ。現在は独立し、過去の自分を無いものに するのではなく、人間関係をキーにしながら、既に自分の中にある可能性に気付いた上で、自分らしさと愛おしさに満ち溢れた人生を創る為のコーチングサービ スを20代、30代の方を中心に提供中。
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