【例文付き】上手な仕事の断り方とは？断れない心理と断るポイントをコミュニケーションのプロが解説

「断る力」の大切さは理解いただけましたか？
「なるほど、はっきり断ればいいのね！」と思ったあなた、ちょっと待ってください。確かに断ることは大切ですが、なんでもかんでも「できません」と断ればいいわけではありません。なぜなら、あなたが困った時に助けてもらえない可能性が出てくるからです。仕事をしていればお互い様の時もありますから、上手な断り方を覚えて、人間関係を良好に保ちましょう。

断り方の3つのポイント

それでは、断れない時の心理と、断る重要性がわかったところで、上手に仕事を断るポイントを確認して行きましょう。

（1）まずは謝罪をする

相手は、あなたならこの仕事を引き受けてくれる、きちんと遂行してくれると期待をしています。その期待に応えられないのですから、まずは感謝とお礼の言葉とお詫びの気持ちを伝えましょう。
「申し訳ございませんが」「せっかくお声をかけていただいたのですが」「申し上げにくいのですが」などのあとに「ご期待に沿えず申し訳ございません」と言います。

（2）できない理由を説明して断る

続いて、できない理由を簡潔に述べます。現状を詳細に伝える必要はありません。「仕事が立て込んでおります」「その件については、私はあまり知識がありませんので」など、相手が状況を理解できれば大丈夫です。断る時は、もしかしたら引き受けてくれるのかも......と誤解を招くようなあいまいな表現は避けます。

（3）代替案を提示する

断りの理由を述べただけでは、相手は拒否された印象が強く残ります。そこで代替案を提示しましょう。
「来週以降でよろしければお引き受けいたします」、「他に対応できる者がいないか確認してみます」「次回はお引き受けいたしますので」など、代替案を一言添えるだけで印象が良くなります。

上手な断り方の例

上記のポイントを踏まえて、断りメールの書き方にも活用できる具体的な断り方の例文をご紹介します。

上司への断り例文

〇〇課長

お疲れ様です。先ほどご相談いただいた△△△の件なのですが、お声がけいただきありがとうございました。あいにく今週はクライアントへのプレゼン準備に追われておりますのでお引き受けできず申し訳ございません。もし来週以降でも可能ということであれば、スケジュールを調整いたします。よろしくお願いいたします。

他部署の上司の場合

（他部署）××部

〇〇課長

お疲れ様です。先ほどはありがとうございました。ご依頼いただいた△△△の件なのですが、今週は部署内の会議が立て込んでおりまして、××部のお手伝いができない状況です。
申し訳ございません。〇〇課長からご依頼いただいた件は、私から（直属の上司）■■課長に申し伝えますので、次回は■■課長へもご連絡いただけますでしょうか？次回はお手伝いできるよう努めますのでよろしくお願いします。

取引先への断り方

〇〇様（役職）

お世話になっております。先ほどはお問い合わせいただきありがとうございました。スケジュールを確認いたしましたところ、あいにく期日には間に合いませんので、よろしければこれから申し上げる日時で調整いただけませんでしょうか。（候補日を伝える）お急ぎのところ申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

いかがでしたか？頼まれるとつい引き受けてしまうことがありますが、できないと判断したらはっきりと断ることもお互いのためにも大切です。そして次回、引き受ける際は笑顔で気持ちよく対応することが相手との良い関係を継続するコツです。