仕事を頼まれやすい人必見!コミュニケーションのプロが教える上手な仕事の断り方【例文付き】

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2017/06/15

「上司や取引先に依頼されると、つい断れずに引き受けてしまう...」ということはありませんか?結局、自分の本来の仕事ができず、成果も出せないなど、負のスパイラルに陥ってしまいがちです。断れない裏側にある心理を探りながら、人間関係を良好に保ちつつ上手に断る方法をご紹介します。今日から、勇気を出して断る力を身につけてみませんか?

仕事を頼まれやすい人必見!コミニュケーションのプロが教える上手な仕事の断り方【例文付き】

断りたいのに断れない心理とは?

「あ~、なんで引き受けちゃったんだろう...あの時断っていれば...」と後悔をした経験はありませんか?
断るのは一瞬で済むのに、引き受けたばかりに長期間、その仕事にかかりっきりになり、さらにはストレスまで抱え込むはめに。
では、断りたいのに断れないのはなぜでしょうか?あなたはどのタイプ?

  • ・仕事ができる人だと思われたい
  • ・良い人だと思われたい
  • ・簡単に終わる仕事だと思った
  • ・断ると人間関係がギクシャクしそうで怖い
  • ・格好よく見せたい
  • ・頼んだ人に借りがある
  • ・頼られること自体が嬉しい
  • ・そもそも断り方がわからない

なぜ断ることが大事なのでしょうか

すべての依頼ごとに応えることが出来れば素晴らしいですが、あなたの体はひとつしかありません。時間や体力は無限ではありませんから、時には断る事も大切です。
軽い気持ちで引き受け、期日までに相手が期待する成果を出せなかったらどうでしょうか?あなたの信用に傷がつきます。一度壊れた信用を回復するのは容易ではありません。
ビジネスシーンで「断る力」を身につけるとこのようなメリットがあります。

断る6つのメリット

(1)仕事の優先順位がつけやすくなる

断ることが苦手な人は、次から次へと仕事に追われ何から手をつけたらよいかわからなくなることが多々あります。特に、自身のスケジュール管理が苦手な人ほど仕事を抱え込み、最後は中途半端に終わらせることも。

  • A.自分にしかできない仕事
  • B.他の人でもできる仕事
  • C.空き時間を使ってできる仕事

と、優先順位をつけることで効率的な仕事に繋がります。

(2)仕事のクオリティがあがる

一番クオリティの高い仕事はどれだと思いますか?

  • 1.締め切り直前の仕事
  • 2.締め切りまでに時間的余裕のある仕事
  • 3.締め切りのない仕事

答えは、2の「締め切りまでに時間的余裕のある仕事」です。締め切りまでに時間的余裕のある仕事は、じっくりとプランを考え、練り直し、丁寧に資料を作成し、それを確認する時間もあるので、おのずとクオリティがあがります。

では、ほかの2つはなぜクオリティが低くなるのでしょうか?

まず、1の「締め切り直前の仕事」です。
例えば、明日締め切りの仕事の場合、あなたが一番意識するのは時間でしょう。とにかく締め切りに間に合わせなくてはという焦りから、プランを練り「形」にすることに集中してしまいます。「形」にすることが目標ですから、プランの練り直しや資料の確認作業が疎かになりがちです。期日は守ったものの内容が乏しかったりケアレスミスがあったりと全体のクオリティは下がってしまいます。

次に3の「締め切りのない仕事」は、どうでしょう?
締め切りがないということは、いつでもよいということです。上司から「手が空いた時でいいから」と言われ、ほったらかしていたら「まだできていないのか」と叱られた経験はありませんか?期日がないものは、優先順位が下がるので「しない」可能性すらあるのです。締め切りのない仕事は、先に述べた「C.空き時間を使って出来る仕事」に分類し隙間時間に終わらせるか、自分なりの期日を設けておくとよいでしょう。

(3)ストレスが軽減する

「あの時、断っていれば...」と思いながら仕事をするのは辛いものです。また進捗が芳しくないとつい「〇〇さんがこんなことを頼むから」と、引き受けたのは自分なのに責任転嫁してみたりマイナスオーラ全開です。断ることでストレスを減らしましょう。

(4)結果としてチームの成果もあがる

(1)~(3)で述べたとおり、一人ひとりが主体的に心に余裕をもって仕事に取り組むとチームとしての成果も上がります。

(5)人間関係のトラブルを防ぐことができる

安易に引き受けたことで一時的に良好な関係は保てても、相応の成果が出なかった場合は気まずい状態が続くこともあります。できないときには断ることで良好な人間関係を継続することができます。

(6)信用に繋がる

依頼した相手は当然ながら、相応の成果をあなたに期待します。しかし応えられなかった場合、あなたは一気に「仕事ができない人」認定されてしまいます。時にはそれが周囲へあなたの評判として伝わるかもしれません。断ることで逆にあなたの信用がアップすることもあります。

良好な人間関係を保ったまま上手に断ろう

「断る力」の大切さは理解いただけましたか?
「なるほど、はっきり断ればいいのね!」と思ったあなた、ちょっと待って。
確かに断ることは大切ですが、なんでもかんでも「できません」と断ればいいわけではありません。なぜなら、あなたが困ったときに助けてもらえない可能性が出てくるからです。仕事をしていればお互い様の時もありますから、上手な断り方を覚えて、人間関係を良好に保ちましょう。

断り方の3つのポイント

それでは、断れない時の心理と、断る重要性がわかったところで、上手に仕事を断るポイントを確認して行きましょう。

断り方の3つのポイント

(1)まずは謝罪をする

相手は、あなたならこの仕事を引き受けてくれる、きちんと遂行してくれると期待をしています。その期待に応えられないのですから、まずは感謝とお詫びの気持ちを伝えましょう。
「申し訳ございませんが」「せっかくお声をかけていただいたのですが」「申し上げにくいのですが」などのあとに「ご期待に沿えず申し訳ございません」と言います。

(2)出来ない理由を説明して断る

続いて、出来ない理由を簡潔に述べます。現状を詳細に伝える必要はありません。「仕事が立て込んでおります」「その件については、私はあまり知識がありませんので」など、相手が状況を理解できれば大丈夫です。断るときは、もしかしたら引き受けてくれるのかも・・と誤解を招くようなあいまいな表現は避けます。

(3)代替案を提示する

断りの理由を述べただけでは、相手は拒否された印象が強く残ります。そこで代替案を提示しましょう。
「来週以降でよろしければお引き受けいたします」、「他に対応できる者がいないか確認してみます」「次回はお引き受けいたしますので」など一言添えるだけで印象が良くなります。

上手な断り方の例

上記ポイントを踏まえて、具体的な断り例文をご紹介します。

上司への断り例文

〇〇課長

お疲れ様です。先ほどご相談いただいた△△△の件なのですが、お声がけいただきありがとうございました。あいにく今週はクライアントへのプレゼン準備に追われておりますのでお引き受けできず申し訳ございません。もし来週以降でも可能ということであれば、スケジュールを調整いたします。よろしくお願いいたします。

他部署の上司の場合

(他部署)××部

〇〇課長

お疲れ様です。先ほどはありがとうございました。ご依頼いただいた△△△の件なのですが、今週は部署内の会議が立て込んでおりまして、××部のお手伝いができない状況です。
申し訳ございません。〇〇課長からご依頼いただいた件は、私から(直属の上司)■■課長に申し伝えますので、次回は■■課長へもご連絡いただけますでしょうか?次回はお手伝いできるよう努めますのでよろしくお願いします。

取引先への断り方

〇〇様(役職)

お世話になっております。先ほどはお問い合わせいただきありがとうございました。スケジュールを確認いたしましたところ、あいにく期日には間に合いませんので、よろしければこれから申し上げる日時で調整いただけませんでしょうか。(候補日を伝える)お急ぎのところ申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。



いかがでしたか?頼まれるとつい二つ返事で引き受けてしまうこともありますが、できないと判断したらはっきりと断ることはお互いのためにも大切です。そして次回、引き受ける際は笑顔で気持ちよく対応することが相手との良い関係を継続するコツです。

ライタープロフィール

スマートコミュニケーションズ株式会社 代表取締役
篠原あかね

研修講師、イベントコンサルタント
(株)リクルートで研修アシスタント、秘書を経て、研修講師として活動。 強い組織創りの人材育成トレーニングを各企業で行う傍ら、自身の宴会幹事経験で得た「宴会も仕事も求められるスキルは一緒」であることを体系化した「愛される宴会部長セミナー」も開催。テレビ・雑誌など各メディアでマナーや宴会に関するコメンテーターとしても活動中。スマートコミュニケーションズ株式会社

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