人事のお仕事

1. 人事の仕事とは？

人事と総務の違い

人事・労務と総務は「組織全体の運営管理をする」という点で業務内容が近く、「総務人事」「人事総務」という形で、一つの部署として業務を担当するケースもあります。なお、総務業務は社屋や備品の管理、防犯・防災対策、会社全体の問い合わせやHPの運営管理、社内行事の運営など、就業環境を整えるお仕事が中心になります。

売上に直接的に関わる部門を支援する「間接部門」や「バックオフィス」と呼ばれる部署で、企業の運営を支える業務を担います。

人事の繁忙期

2. 人事の仕事内容

■人材採用（新卒・中途）

多くの方が人事の業務として最もイメージしやすいのが人材採用業務です。
自社HP、求人サイト、新聞や情報誌などの求人広告、ハローワーク、人材紹介会社など各種求人媒体の出稿管理、応募者の受付、応募書類の管理、説明会や面接会場の手配と準備、面接官のアテンドなど、多数の業務を間違いなくスケジュール通りに管理・進行するサポートを行います。また、中途採用だけでなく新卒採用も実施する場合、学校への求人票手配や合同企業説明会でのアテンドなど、季節によって担当する業務内容が変わるケースも少なくありません。

■配置・異動

近年、配属について社員それぞれの希望を反映させる制度や、勤務地を限定した働き方であるエリア総合職など複数のコースを設ける企業も増加傾向にあります。社員の希望調査やスタッフを求める部署のヒアリング・集計などの業務や社内選考などのサポートが必要になります。

■人材育成

人材育成は中長期的な経営方針を反映し、従業員の一人ひとりの能力開発を促進することが目的です。一年を通じて、必要なタイミングで業務が発生します。内定者や新入社員の集合研修の手配、当日の進行サポートや、研修課題の提出状況チェック、従業員一人ひとりに設定された研修コンテンツの案内、中途採用者へのオリエンテーリングなど、付帯する事務作業は少なくありません。

■人事評価

人事評価は企業全体の適正な人材配置、従業員一人ひとりの昇進・昇格に関わる重要な業務です。人事制度が適切に運用されるためには、適切な人事評価が不可欠であり、密接に関わる業務です。評価者である管理職への評価の依頼・スケジュール管理や評価シートの集約、データベースへの反映などの事務作業が発生します。

■人事制度設計・運用

経営理念の実現や中長期計画に大きく関わる人事制度設計。人材マネジメントの仕組みづくりである人事制度設計と人事評価はともに人事の中核的な業務です。事業環境の変化などに伴う経営課題や方針の変化に対応するため、さまざまなデータを集約・報告する必要があります。また、人事制度の変更が生じた場合、全従業員への周知のため説明会の運営や配布資料の作成などの業務も発生します。

■労務管理

従業員の労働内容が労働基準法など各種法令に違反することがないよう管理し、休日休暇の取得状況の確認や給与計算、年末調整などを行います。毎月決められた手順に従って間違いなく、確実に業務遂行した上で、賞与の支給や年末調整のように数か月～1年に一度程度発生するイレギュラーな業務もあり、高い事務処理能力が求められます。

■社会保険・福利厚生

入社時、退職時の社会保険の加入や脱退、確定拠出年金の手続きに説明、各種慶弔見舞金の手配など、さまざまな手続き関連の手配が発生します。部署以外の社員、また社会保険関連申請窓口や福利厚生に関する提携業者などとのコミュニケーションも多い役割です。

3. 企業規模によって仕事内容が異なる

大企業の場合

大企業の場合、事業の多角化や、従業員数も多いことからひとつひとつの業務量が多いため、分野ごとにチームを作って担当業務を細分化する可能性が高くなります。そのため、採用だけ、給与計算だけ、勤怠管理だけなど、特定の分野での専門性を発揮して活躍を求められるケースも多いでしょう。

中小企業の場合

一般的に中小企業の場合、人事業務の各分野に特化する形ではなく、いずれの業務もマルチに対応できる人材が求められることが多くなります。定期的な新卒採用がなく、従業員数も少ない場合、ひとつひとつの仕事内容の負荷は軽めですが、複数の業務と役割を担当することが多いでしょう。場合によっては、総務や経理なども兼任するケースがあります。間接部門の業務の全体像を把握することができます。

4. 人事に必要なスキル・活かせるスキル・身につくスキル

法令関連の知識

人事が担当する業務の多くは、労働関連法や社会保険制度など、各種法令に則って取り扱う必要があります。また、これらの法律や省令などは改正されることも少なくありません。常に最新情報を把握し「ウッカリ法令違反」ということがないように知識を更新していく姿勢が求められます。もちろん、業務に必要な知識として教わる機会はありますが、自分から興味を持てるとより仕事に役立ちます。

スケジュール管理能力

給与の遅れや年末調整受付の締切ミスなど、スケジュール管理の失敗があってはならない業務が多数あるのが人事のお仕事です。特にマルチタスクで業務の進行が求められる場合、自分自身のスケジュール管理だけでなく、関わる従業員にスケジュールを守ってもらうことを周知徹底することが重要な業務になることも多いでしょう。

コミュニケーション能力

事務系のお仕事のなかで、対外的にも社内的にも多数の人とコミュニケーションをとる機会が多いのが人事のお仕事です。特に、採用に関わる場合、説明会や面接の受付や電話応対など、会社の印象を左右するような業務を引き受けることも少なくありません。初対面の方とのスムーズなコミュニケーションはもちろん、社内の従業員の方が個人情報を安心して預けられる信頼感のあるコミュニケーション能力も必要です。

OAスキル

社内周知のための告知文の作成、各種アンケートの作成や集計、人事採用に関する管理表の作成など、Word・Excel・PowerPointなどを利用する実務を多数任されることになります。基本的なOAスキルをさらに伸ばすことができるでしょう。 Excelは表計算や関数のスキルを求められることがよくあります。

5. 人事で仕事をするメリット・デメリット

＜人事の仕事をするメリット＞

前職の経験を活かしやすい

業務範囲が幅広く、業種や企業規模を問わず業務が発生する人事の仕事は、コミュニケーションスキル、PCスキルなど、職種に限定されないスキルや、これまでの業務知識を活かして人事未経験からでもチャレンジできます。

キャリアの可能性を拡げやすい

人事の仕事は幅が広く、それぞれの役割に関連性があるため、一つの役割からはじめて、他の役割に挑戦できる機会があります。目的や内容が単純な役割や業務からはじめて、将来的に専門性を深めて高度な内容に挑戦したり、ほかの領域や役割に挑戦してキャリアの幅を広げられたりする可能性があります。例えば、はじめは採用や研修などに関わるオンライン会議のサポートや日程調整業務などから業務をスタートし、採用や研修、評価など中枢となる業務にステップアップしていくケースがあります。

多くの人と関われる可能性がある

一般的に間接部門の事務系職種では機会が少ない社外の人との関りや、社内の他部署のメンバーとの交流の機会が比較的多い部署です。たくさんの人とコミュニケーションを取るのが好きな方には楽しく感じられるでしょう。

＜人事の仕事をするデメリット＞

6. 人事の仕事に向いている人

人事のお仕事に初めてチャレンジしたい！という方の参考になる「向いているタイプ」について、特にお声が集まった3つのタイプを紹介します。

思いやりのある対応ができる人

面接試験に緊張している学生さんや、病気などで休職を考えて不安な方、慣れない手続きが必要で戸惑っている方などに対してサポートをする機会も多い人事のお仕事。どんな状況でも、相手が安心できるような対応をしたい！と思える方が向いています。

コンプライアンス意識の高い人

評価や給与に関わる書類、個人情報へのアクセスをすることもある業務に関わるため、秘密を守れる方でないと業務を任せることができません。守秘義務の意識や、データの取り扱いに注意を払える人が向いています。

タスク管理が得意な人

やるべきことの種類が多く、締切厳守な業務が複数あるため、抜け漏れがないよう進行管理することが得意な方、こまめに進捗を確認できる方、間違いなく丁寧な作業を心がける方が向いています。

7. 人事で仕事をした人の口コミ

人事の仕事をして良かったこと

・突発的業務も多々発生しますが臨機応変に対応していくことは、楽しくやりがいがあります。（40代　女性）

・自分が面接した方が最終面接まで合格して内定承諾してくれた時、面接で「この会社の選考を受けてよかった」「話しやすい方が面接してくれてよかった」などの言葉をいただいた時などは本当にうれしいです。（50代　女性）

・対人コミュニケーション能力、人事業務に対する知識が身につきました。（30代　女性）

人事の仕事でつらかったこと、きついこと

・気をつけていることという感じですが、個人情報を扱う部署なので、ついオフィス内の会話で人名を出してしまいそうになりハッとすることがあります。そんな時は反省します（40代　女性）

・つらかったというほどのことではありませんが、人事と現場との温度感の違いを感じて悩むことは人事のお仕事「あるある」だと思います。（30代　女性）

8. まとめ／人事のお仕事は人のサポートが好きでパソコンスキルを活かしたい方や会社の組織作りに興味がある方におすすめ！