一般事務のお仕事

1. 一般事務とは？

2. 一般事務の仕事内容

■文書作成

Word、Excel、PowerPointなどで各種の文書を作成する業務です。ゼロから作成するよりは、会社のフォーマットに沿って文書を作成することが多いですが、雑多な情報をとりまとめて文書化するといった定型がない業務も発生します。

■データ入力

業務のペーパーレス化が進み、従来は文書で記録していた業務が社内システム、デジタルツールへの入力という形に変わってきています。

■伝票・書類のチェック

他の人が書いた伝票に不備がないか確認したり、各種文書にミスがないかチェックした上で他の部署に提出したりする業務です。

■ファイリング

書類を適切に管理する業務です。パソコンで作成した書類はフォルダに整理し、契約書や申込書のような手書きの書類はデジタル化するなど、社内規定に沿って仕分け・保管します。必要となったときに誰でもデータを取り出しやすいように整理することがポイントです。

■電話応対

オフィスにかかってくる電話に出て対応する業務です。正しい敬語を使い、社外の人に好印象を持たれる対応をすることが大事です。

■備品管理

文房具や消耗品などの備品を管理して、不足があれば発注したり、コピー機、空調、照明などの不具合をチェックしてメンテナンスを依頼したりする業務です。

■来客対応

オフィスを訪れる人の対応をする業務です。会議室へ案内をしたり、飲み物を出したりします。ビジネスマナーをふまえた対応が求められます。

■郵便物などの処理

郵便物の発送、届いた郵便物の仕分けなどです。FAXの送受信、宅急便の受取・発送などの業務もあります。
その他 配属された部署や会社に特有の業務や、経理事務や営業事務などの一部を任されることもあります。また、複数部署の事務を担当することもあります。

3. 「一般事務」と「営業事務」の違い

4. 一般事務の一日の仕事の流れ

9：00　 朝礼
9：15　 本日の業務の確認、メールチェック
9：30　 会議資料の作成と配布
10：00　社内向け文書の作成と共有
11：00　来客対応
12：00　（休憩）
13：00　議事録の作成
14：00　ファイリング
15：30　郵便物の確認と宅急便の発送
16：30　資料作成
17：30　諸連絡、情報共有

以上のように、一般事務の仕事内容は多岐にわたります。そして、上司や他のスタッフから依頼を受ける急ぎの仕事を優先しながら、来客対応や自分のルーティンワークを行います。毎日多様な業務が発生するので、自分でタスクを管理して効率よく仕事を進めていく必要があります。

上の例はマルチタスクを担当する場合ですが、実は一般事務の職場には違うパターンもあります。

それは、コツコツと継続するルーティンワークがメインで突発的な仕事はほとんどない職場です。そんな職場では集中して自分の仕事ができる反面、毎日同じ業務で新鮮味に欠けると感じる人もいるようです。
一般事務の仕事を探すときは、どちらのパターンが自分に合っているかをよく確認することがポイントです。

5. 一般事務の時給や待遇は？

6. 一般事務で働くメリット・デメリット

＜一般事務で働くメリット＞

一般事務で働くメリットとして、以下があげられます。

未経験でも働きやすい

一般事務職に就いた人の前職は販売、コールセンター、美容師などさまざまで、過去にオフィスワークが未経験という人、仕事でパソコンを使うことが初めてという人も少なくありません。しかし一般事務には働きながら覚えられるスキルが多く、他業種から事務職を目指す人にとって働きやすい職場です。

パソコンスキルが向上する

各種の文書作成や入力作業をこなすことでタイピングスキルが向上します。また、Microsoft OfficeのExcel、Word、職場によってはPowerPointも習得できます。これらのスキルはその後のキャリアにも大いに助けとなります。

ビジネスマナーが身につく

一般事務は多くの人と関わる仕事です。社内では上司やチームの同僚はもちろん、他部門の人へ連絡をすることもあります。社外からの電話やメール対応や、来客対応もあるでしょう。多様な人とのコミュニケーションの機会を通じてビジネスマナーを身につけることができます。

定時で退社できることが多い

一般事務職では、日々の業務については自分でスケジューリングして進められる業務が多いので残業は少なく、定時で退社できることが多いです。プライベートを充実させたい人にとって大きなメリットと言えるでしょう。

在宅勤務が可能な職場もある

一般事務はパソコンを使うデスクワークがメインなので、勤務先の規定次第ではありますが、在宅勤務が可能という場合もあります。

幅広い経験ができ、専門職へのステップとなる

一般事務は専門職ではないですが、その分幅広い仕事を任されます。覚えることが多くて大変だと感じることもありますが、多様な経験ができるというのはメリットと言えます。将来より専門性の高い職種に就くことになった場合にも、豊富な経験を活かすことができるでしょう。

長く続けやすい

一般事務から他の専門職へとステップアップする人がいる一方で、職場の環境や仕事内容が自分に合うと感じた人は、5年、10年と長く一般事務の勤務を継続する傾向です。定時で退社しやすいこと、難易度の高い仕事を要求されることがあまりなく、仕事でプレッシャーがかかることが少ないことなどが要因と考えられます。

＜一般事務で働くデメリット＞

一般事務のデメリットとして、以下があげられます。

単調な仕事が続く場合がある

一般事務では、毎日決まった単純作業をこなすだけの職場もあります。最初は学ぶことが多く刺激を受けたり自分の進歩を感じたりできていても、次第に仕事に慣れてくると、同じ作業の繰り返しでやりがいがないと感じることもあります。難易度が低く自分なりの工夫が求められない業務にも、次第に物足りなさを覚えるかもしれません。そんなときは、幅広く仕事を任せてもらえるよう、周囲に働きかけてみましょう。

依頼される業務が多すぎることがある

一般事務スタッフに周囲の人がさまざまな仕事を依頼してくるスタイルの職場もあります。勤務時間内でこなせる範囲であれば、多様な仕事を手際よく進めることを楽しめる場合もあるでしょう。しかし自分でコントロールできない仕事が多すぎると、本来の業務が進まなかったり、残業が発生したりします。

仕事の実績が見えにくい場合がある

スキルが向上してスピーディーに業務をこなせるようになったとしても、一般事務の場合はそれを数字などで可視化することが難しく、自分の工夫やがんばりを認めてもらえないことにもどかしさを感じる人もいるかもしれません。

一般事務の業務内容は職場によって違います。ルーティンワークがメインの仕事が自分に合うと感じる人もいれば、多種多様な頼まれごとをさばくことにやりがいを感じる人もいるでしょう。
一方で、与えられた仕事が単調すぎたり忙しすぎたりして、「自分のキャリアプランに合わない」と感じる人は、転職など次のステップを検討してみてもいいかもしれません。

7. 一般事務で必要なスキル・活かせるスキル・資格

■パソコンスキル

パソコンを使いこなせるスキルが必須です。まず業務に欠かせないMicrosoftのWord、Excelなどを使うスキルが求められます。一般事務では基本的な操作ができれば問題ないですが、PowerPointができたり、Excelの関数が使えたりすればより歓迎されます。

テキスト入力のスピードについては、60字/分がひとつの目安となっています。1秒で1文字という基準は少し練習すれば到達できるレベルと言えます。練習して少なくとも100字/分くらいまでスピードアップをしておきましょう。

■ビジネスマナー

一般事務の仕事には電話応対や来客対応、メール作成などの対外的な業務が含まれることが多いため、ビジネスマナーが求められます。正しいマナーにのっとった敬語やメールの書き方などを身につけていれば周囲に好印象を与えますが、逆にマナーに反するふるまいがあれば会社の対外的な信用を損なうおそれがあります。オフィスワークが未経験でマナーに不安がある人は、テキストなどで学んでおきましょう。

■コミュニケーションスキル

一般事務は多くの人と関わりのなかで進めていく仕事で、日々のコミュニケーションが欠かせません。上司をはじめ、周囲の人から依頼を受けるときは「いつまでに」「どんな形で」仕上げるべき仕事かを聴き取り、不明点があれば質問をして内容を理解して作業をする必要があります。また、業務上で特別の事案が発生したときは速やかに上司や担当者に情報を伝達します。毎日職場の人と明るく挨拶を交わして、日頃から円滑なコミュニケーションがとりやすい人間関係を作っておくことも大切です。

■資格

一般事務の仕事に就くために必須の資格はありません。
しかし、あれば就職に有利で仕事にも役立つ資格として、たとえば以下があります。

MOS（マイクロソフトオフィス　スペシャリスト）　Word、Excel、PowerPointのスペシャリストレベル

MOSはMicrosoft Officeのスキルを証明する資格です。まずWord、Excel、余裕があればPowerPointも加えた3分野のスペシャリストレベルがおすすめです。

秘書検定2級

秘書検定では社会人としての一般常識や基本のビジネスマナーなどが問われるので、秘書以外の職種にも役立ちます。

日商簿記3級

上に紹介した３つの資格よりはやや難易度が高いですが、将来的に経理事務のような専門性の高い仕事を目指す場合に検討したいのが日商簿記3級です。

8. 一般事務に向いている人

パソコンの操作に抵抗がない人

キーボードからのテキスト入力やWord、Excelの操作など、基本的なパソコンの操作に抵抗感がない人が向いています。パソコンにはちょっとしたトラブルがつきものですが、そんなときにも落ち着いて対処できる冷静さが求められます。文書作成やデータ入力に関しては、ミスをしないよう確実にチェックする習慣も大事です。

コツコツ地道な作業が得意な人

一日中パソコンの前に座って同じ作業を続けることもあります。難しい仕事でも単純作業でも一定の集中力を保ち、着実に成果を出すことが求められます。地道な作業をコツコツ続けることが好き、あるいは苦にならない人が向いています。

臨機応変に対応できる人

地道な作業の合間に急ぎの仕事が入ったり、急な来客の対応を任されたりします。複数のタスクを自分で管理して進めることができる人が向いています。

サポートする役割が好きな人

一般事務の仕事はサポートする業務がメインです。依頼された業務を正確かつスピーディーに遂行することが、チームや上司の仕事の助けになります。さらに仕事の経験を積めば、周囲の人の仕事の助けになるよう、先回りして動くこともできるでしょう。他の人をサポートすることにやりがいを感じる人は、一般事務職に向いています。

9. 一般事務で働いた人の口コミ

＜一般事務の仕事をしてよかったこと＞

「コツコツと自分のペースで業務を進めていけるところが魅力です。」（30代女性）

「基本的に毎日同じ業務の繰り返しです。しかし、定期的に訪れる繁忙期や、それ以外にも発生する非常事態に直面したときにどう対応するか。そこは日頃の鍛錬や自分自身の工夫次第です。乗り切ったあとには達成感を感じます。」（50代女性）

「パソコンの入力スピードが向上し、ショートカットキーも使いこなせるようになりました。」（40代女性）

「ありがとうと言っていただけることが何よりです。」（60代女性）

「職務を通じて自分がスキルアップできたと実感しています。今後もし他業種へ転職をする場合でも、経験が役立つと思います。」（40代男性）

「自分の工夫によって仕事の効率が上がったとき、やりがいを感じます」（50代女性）

＜一般事務の仕事をしてつらかったこと＞

「自分は他の人より真面目に仕事に取組みアウトプットの量も多いのに、評価されずにつらいと感じたことがあります。」（40代女性）

「ミスをしたときはつらかったです。しかし上司がやさしく接してくれたので、反省して次からは同じミスをしないよう、自分の仕事のしかたを見直すことができました。」（30代女性）

「ある職場では、人間関係がうまくいかず悩んだことがありました。」（60代女性）

「一日中パソコン作業をしていて目や腰が疲れます。オフタイムにはできるだけウォーキングをして対策しています。」（50代女性）

10. まとめ／未経験でも働きやすく、コツコツと事務作業するのが好きな方におすすめ