プロのワード活用術「文字数カウント、1ページあたりの行数・文字数設定方法」

※この記事は、2016年8月9日に執筆し、加筆・修正を加えたものです。

Microsoft Word(以下ワード)では、文書全体や指定(選択)した範囲の文字数カウント、標準的な1ページの行数・文字数設定が可能です。今回は、作成した文書の文字数を確認する方法と1ページの行数・文字数を設定する手順をご紹介します。また、原稿用紙のスタイルで使いたい方向けに、原稿用紙レイアウトの設定方法も解説します。

ワードで文字数カウントする方法

最初に、ワードで文字数をカウントする方法をご紹介します。

文章全体の文字数を知る方法

実はワードでは、特別な設定をしなくてもひと目で現在の文字数を確認することが可能なのです。ワードを立ち上げたら、左下のステータスバーに注目してみてください。

「ページ」、「文字数」と表示されていると思います。(画像の赤枠囲み部です)ここに現在のページと文字数が表示されます。

上図では「ページ: 1/2」と表示されているので、全2ページあるうちの1ページ目であること、「文字数: 237」と表示されているので文書全体の文字数が237文字であることがわかります。

ただし、この「文字数」にはアメリカ発祥のワードならではの決まりがあり、英単語は1単語1文字としてカウントした結果が表示されています。例えば、「Wordの使い方」の場合は、「Word/の/使/い/方」となり、「文字数: 5」と表示されるのです。日本語は1文字ずつ認識されるので、問題はありません。

英単語を含む場合の詳細は、後ほど解説していきます。

特定の部分の文字数を知る方法

次に、特定の範囲のみの文字数を知る方法をご紹介します。
こちらも簡単です。文字数を知りたい範囲を選択するだけで、さきほどご紹介した左下のステータスバーの「文字数」の部分に文字数が表示されます。

範囲の選択方法は、文字数を知りたい範囲の始点にカーソルを合わせたまま、マウスを左クリックしながら範囲の終点までカーソルを持っていき、終点で指を離すだけです。選択した範囲は背景の色が変わるので、ひと目で確認できます。
画像の例では「文字数: 257/505」と表示されているので、文書全体では505文字、そのうち選択された範囲は257文字ということがわかります。

「文字カウント」機能を使えば、より詳細な情報がわかる

更に文字数の詳細を知りたい場合は、「文字カウント」機能を使いましょう。本文中に英単語を含む場合も、この機能を使用できます。
「校閲」タブ(①)を選択して、「文字カウント」(②)を選択すると文字カウントが表示されます。

この文字カウント機能では、④の部分が左下のステータスバーの文字数にあたります。ただし、この単語数は先ほどご説明したように、英単語は1単語=1文字として認識されているということを忘れてはいけません。英数字も1文字としてカウントしたい場合は、「文字カウント」の「文字数」(⑤)を参照するようにしましょう。

いかがでしたか？ワードを使うことによってリアルタイムに文字数を把握しながら文章を書けますし、行数や段落数までも確認できるので、メモ帳よりも便利です。

行数と文字数を設定する方法

続いて、文字数の指定された原稿を書く方に便利な機能を紹介します。1ページの行数や、1行あたりの文字数を指定する、あるいは原稿用紙方式のフォーマットを使うことで、決められた文字数の文書を書くことが可能です。

1ページの行数、1行あたりの文字数を指定する

初期状態では1ページあたり36行、1行あたり40文字という設定になっており、1ページあたり1,440文字の文章を作成できますが、この行数と文字数の設定を変更が可能です。まずは1ページあたりの行数、1行あたりの文字数を指定して、決まった文字数の文書を作成する方法をご紹介します。

まずは「ページレイアウト」のタブ(①)をクリックし、その後上図②の部分をクリックしてダイアログボックスを開きます。
ページ設定のダイアログボックスが開いたら、1行あたりの文字数とページあたりの行数を指定します。「文字数」の項目(③)で1行あたりの文字数を指定できるので、1~45文字の範囲で指定します。次に「行数」の項目(④)で1ページあたりの行数を指定しましょう。行数も、1~45行で指定できます。

今回、例として1行あたり20文字、ページあたり20行を指定してみました。この設定では、1ページでちょうど400文字の文章を作成できます。
1ページに指定した文字数の文章を作成するポイントは、一切改行しないことです。改行しないことで、1ページにつき400文字の文章を作成します。その後改行することで、体裁が整った400文字の文章を作成できます。

原稿用紙として使う方法

次に、ワードを原稿用紙のようなレイアウトで使う方法をご紹介します。小説や小論文などを書くときに、視覚的に何文字書いたのかがわかりやすくなります。

「ページレイアウト」のタブ(①)をクリックし、「原稿用紙設定」(②)をクリックします。原稿用紙設定のダイアログボックスが開くので、「スタイル」の項目(③)で、「マス目付き原稿用紙」を選択しましょう。他にも、「下線付き」と「外枠付き」があるので、好みで選択してください。

次に、1行あたりの文字数と1ページあたりの行数を選択します。20文字×10行、もしくは20文字×20行の2通りが選択できます。今回は例として、20文字×20行を選択してみます。用紙サイズや縦書き、横書きなども選べるので、必要に応じて設定しましょう。

これで原稿用紙のレイアウトに設定できました。

1ページあたりの行数と1行あたりの文字数の指定、あるいは原稿用紙設定を行うことで、自分が指定した文字数の文章を書けます。文字数制限のある文章を書くときには非常に便利ですので、是非活用してみてください。

ワードは文書を作成するだけでなく、文字数をリアルタイムで確認しながら文章を作成したり、レイアウトも原稿用紙のように変更したりするなど、便利な機能が豊富に備えられたソフトです。

今回ご紹介した活用術を、皆様の業務に是非活かしてみてください。

キャリアHUB編集部